La gestion intégrée des documents. une étape à ne pas négliger

Au cœur de votre organisation

L’information est au cœur de toutes vos activités. C’est le centre à partir duquel vous évoluez en tant qu’organisation. Sa maîtrise apporte une valeur unique qui vous permet de mieux gérer votre croissance, améliorer votre productivité, protéger vos documents essentiels, diminuer les risques associés à vos obligations légales, mieux vous positionner dans votre marché.
Mais comme vous le savez probablement déjà, l’information qui circule dans votre entreprise est de nature capricieuse et demande des attentions soutenues qui prennent une part importante de votre temps et de vos ressources.

Une clé pour vous

Pour la réalisation de vos activités, votre organisation produit des documents papiers, crée des documents numériques, échange des courriels, recueille des documents. Vous utilisez déjà certaines pratiques pour classifier ces informations, mais les nombreux types de documents que vous devez gérer deviennent souvent, avec le temps, difficiles à contrôler : des documents finissent par disparaître, d’autres deviennent de plus en plus difficiles à repérer, certains, obsolètes, viennent encombrer vos recherches, rendant les résultats de moins en moins pertinents, d’autres s’accumulent, occupant de plus en plus d’espace autant physique que numérique, avec les coûts associés à leur gestion, sans compter les nombreux documents qui, par leur contenu, essentiel ou confidentiel, se trouvent sans protection adéquate, vous exposant à des dangers aux conséquences parfois catastrophiques. Pour y pallier, vous cherchez vous aussi une clé qui pourra enfin vous donner une meilleure prise sur la circulation de votre information.

Vous avez fort probablement déjà certaines pratiques mises en place afin de vous permettre de mieux gérer ces facteurs. Et c’est à ce titre que les outils essentiels de gestion documentaire et la numérisation intelligente de vos documents papier deviendront des rendez-vous incontournables pour assurer cette première étape vers votre réussite. C’est pour vous, une porte qui s’ouvre sur un avenir vous permettant enfin d’assurer votre croissance, vous démarquer enfin dans votre secteur d’activités tout en protégeant, au présent, les acquis de votre organisation.

Peu importe votre taille

Que vous soyez une petite organisation de quelques employés ou une entreprise d’importance, il existe une solution à votre mesure qui vous donnera accès à la gestion électronique de vos documents. À travers le choix de votre plateforme de gestion, l’intégration de vos documents papiers grâce à la numérisation intelligente, la révision de vos processus de production de documents afin d’éliminer au maximum l’utilisation du papier et la mise en place d’outils de gestion permettant un contrôle avancé de vos documents, vous pouvez trouver une solution qui saura respecter les capacités réelles de votre organisation tout en assurant l’ouverture nécessaire pour vos objectifs de croissance.

Harmoniser vos pratiques

Quelles que soit la solution que vous envisagez pour la réalisation de votre projet de gestion intégrée de documents, vous devez prendre conscience des nombreuses exigences que vous devrez rencontrer. Il est souvent difficile d’expliquer l’importance de tous les travaux qui doivent être réalisés dans une organisation pour assurer le succès d’un tel projet. Souvent, l’utilisation de logiciels ou le simple stockage numérique semble présenter, en soi, un facteur majeur de succès. Mais ce n’est pas toujours le cas. De nombreux travaux en amont sont essentiels pour garantir la mise en place d’un tel projet : un travail d’accompagnement constant auprès des personnes qui composent et font vivre votre organisation, un travail de formation continue qui permet de soutenir l’acquisition de nouvelles connaissances, un travail de concertation essentiel auprès de vos membres, usagers, employés, afin de mieux comprendre les tâches qu’ils accomplissent, l’harmonisation des initiatives que vous voulez adopter à tous les échelons de votre organisation, un travail de sensibilisation permanent afin de bien démontrer l’importance d’une gestion efficace de vos documents et le bien-fondé de pratiques axées sur la maîtrise de l’information dans l’organisation.

En ce sens, votre personnel, vos employés, vos membres, vos associés sont à n’en point douter, le fer de lance de votre organisation. Ce sont eux qui, en bout de ligne, garantiront la réussite de votre projet.

L’implantation de nouvelles pratiques de gestion documentaire, et plus particulièrement la gestion intégrée des documents, demande donc une préparation minutieuse et une grande ouverture face aux différents choix qui se présenteront à vous.

Ne prenez pas la route la plus longue

Dans ce sens, trouver une solution logicielle équilibrée qui répondra à vos besoins … et qui s’adaptera à votre croissance vous demandera un examen attentif. Les offres actuelles que vous pouvez trouver pour la gestion intégrée de vos documents sont nombreuses. Elles sont parfois complexes et demandent un travail de préparation exigeant dont vous devez tenir compte ou trop simples et ne représentent alors plus un avantage significatif au regard des travaux que vous entreprendrez.

De la préparation

Implanter une solution logicielle ne représente aucun avantage si vous ne maîtrisez pas déjà vos outils de gestion documentaire, si vous n’avez pas encore défini un plan permettant d’assurer votre gouvernance en matière de gestion documentaire, et si vous ne tenez pas compte des besoins réels de vos membres, employés, clients, etc.
Vous avez le droit d’opter pour des solutions qui semblent, de l’extérieur, donner des résultats exceptionnels. Vous avez aussi le droit de perdre temps et argent tout en minant la confiance des personnes qui font avancer votre organisation. Pour toutes ces raisons, l’analyse, la préparation, la consultation, l’enquête, la communication sont vos meilleurs atouts pour assurer la réussite de votre projet. Dans ce sens, le temps que vous passerez à la préparation d’une telle étape représente certainement le meilleur investissement que vous pourrez réaliser.

Éviter la catastrophe

À l’heure actuelle, il est de notoriété qu’une grande partie des projets d’implantation de systèmes informatiques vont présenter des difficultés importantes lors de leur réalisation : dépassement de coûts, inadéquation entre les besoins exprimés et l’offre logicielle, retards entrainant l’abandon des projets, sous-utilisation de la solution implantée à cause d’une inadéquation entre les besoins exprimés et les fonctionnalités disponibles, et la liste est longue … et bien réelle.
Dans ce sens, il y a une leçon qui semble de plus en plus comprise par les décideurs ou, à défaut, qui mérite toute votre attention et qui concerne la pertinence des projets numériques que vous pourriez envisager de mettre en place. Il est difficile de démontrer à quel point les choix que vous pourriez faire à titre de maitre d’œuvre de vos projets exigeront de vous une importante analyse de vos pratiques de travail, une vision précise de votre développement à court et moyen termes et une écoute active de vos employés, membres et partenaires.

Vous assister

Nous vous offrons des services afin de vous accompagner dans la réalisation de cette grande étape qui devient de plus en plus un élément essentiel pour assurer votre croissance. Vous avez des idées, vous voulez faire ce premier pas qui vous ouvrira des portes dans votre secteur d’activités, vous estimez qu’il est temps de faire ce passage de plus en plus obligé dans un marché toujours en changement?
Faites-nous part de vos besoins. Nous sommes là pour vous.