DOCUMÉRIC
VOTRE SERVICE DE NUMÉRISATION ET DE GESTION DOCUMENTAIRE
CE QUE NOUS FAISONS
Nous vous assistons
Vous envisagez d’améliorer vos pratiques en matière de numérisation de documents? Vous évaluez que votre passage au numérique est devenu une nécessité pour votre organisation? Vous voulez mettre en place un système de gestion électronique de documents qui vous permettra de relever les nouveaux défis qui vous attendent? Vous cherchez des solutions qui sont en accord avec vos objectifs à court et moyen termes, avec vos moyens financiers et organisationnels, avec la vision que vous avez développée?
Faites-nous part de vos questions. Notre équipe est prête à vous assister dans la réalisation de vos travaux, dans la planification de vos activités, dans la mise en place de vos outils de gestion documentaire, dans la prestation de nouvelles formations.
Vous êtes unique
Chaque organisation demande une solution qui tiendra compte de ses pratiques actuelles, de budgets réalistes, de l’adhésion de ses partenaires, de son rythme de croissance. C’est avant tout un projet qui tient compte de votre réalité.
Démarrer des changements qui risquent de ne pas être suivis, qui ne sont pas suffisants ou qui initient trop de changements dans vos pratiques administratives peut vite s’avérer sans effet sur les objectifs que vous vouliez atteindre.
Des exemples …
Numériser sans mettre en place des outils de gestion documentaire. Traiter inutilement une partie de votre documentation. Déléguer le traitement de vos documents sans vous assurer d’acquérir les compétences nécessaires pour la continuité de vos activités. Mettre en place des outils qui ne sont pas adaptés à vos besoins. Ne pas prévoir les nouveaux besoins en formation que votre transformation va nécessiter.
NE TRAITEZ QUE CE DONT VOUS AVEZ BESOIN
Choisissez ce qui est important pour vous
Tout d’abord, grâce à votre propre expérience de travail, nous nous assurerons que vous ne traiterez que la documentation dont vous avez réellement besoin.
Dans tous vos classeurs, toutes vos boites aux archives, tous vos documents rangés, toutes vos filières, notre objectif premier est de traiter uniquement les documents dont vous avez réellement besoin.
Votre documentation présente de nombreux degrés de qualité et d’utilité, et nous croyons qu’un examen attentif, allié à votre propre expérience de travail et aux outils supplémentaires que vous envisagez de mettre en place, vous permettra de réduire considérablement le volume de documents à traiter. Ce qui aura le double avantage de diminuer de façon significative le volume à traiter tout en améliorant grandement la qualité générale de vos documents.
Des exemples de questions
Je numérise ce type de document pour quelle raison? Pour pouvoir l’archiver en format électronique? Pour mieux l’échanger avec d’autres collaborateurs, clients, etc.? Pour le protéger contre la perte, les catastrophes, les dommages, etc. En répondant à toutes ces questions, vous définissez le traitement que vous réservez à vos documents.
CE QUE NOUS VOUS PROPOSONS
Pensez à vos besoins
Réfléchissez à vos attentes. Mettez en place un projet qui sera soutenu, à votre échelle, accessible pour vos partenaires, usagers. Nous vous invitons à réaliser avec notre équipe tous les travaux qui vous permettront de mieux maîtriser votre gestion documentaire tout en respectant votre budget, vos ressources.
Nous sommes là pour vous soutenir tout au long de cette grande étape. Nos solutions sont adaptées à la réalité des petites et moyennes organisations.
Nous avons conçu notre offre afin :
- d’assurer une participation active de vos équipes aux différents travaux préparatoires à réaliser
- de préparer des formations adaptées
- de mettre en place vos outils de travail
- de réaliser un projet de numérisation sur mesure
- de créer une plateforme de partage de documents numériques
- de garantir la sécurité et la confidentialité de vos documents
- et de vous fournir un soutien continu.
DES SERVICES POUR VOS PROJETS DE GESTION DOCUMENTAIRE
NUMÉRISATION
Tri et élagage
Préparation matérielle
Identification et nommage des fichiers
Indexation et reconnaissance optique des caractères
Contrôle de qualité
Numérisation de documents en format légal
PLAN DE CLASSIFICATION
Conception et mise à jour de vos plans
Classement et identification des dossiers
Rédaction de manuels de procédures
Classification de documents numériques
Outils de formation sur mesure
CALENDRIER DE CONSERVATION
Conception et mise à jour du calendrier
Rédaction de manuels de procédures
Application du calendrier et élagage des documents
Identification et traitement des documents historiques et essentiels
Outils de formation sur mesure
OUTILS DE FORMATION
Gestion documentaire
Numérisation légale des documents
Politiques de gestion documentaire
Mise en place d'un plan de classification
Mise en place d'un calendrier de conservation
CONFIDENTIALITÉ DES DOCUMENTS
Identification et traitement des documents confidentiels
Moyens de protection
Procédures pour le traitement des documents
Politique de gestion des documents confidentiels
PLATEFORMES DE PARTAGE
Mise en place de plateformes
Gestion des usagers et contrôle des accès
Avantages et inconvénients des principales plateformes
Service de support et de gestion des plateformes
Outils de formation sur mesure
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Demandez une consultation gratuite
Quelle que soit votre situation, renseignez-vous sur nos services. Votre projet de gestion documentaire est une initiative majeure pour votre organisation. En évaluer les impacts et en mesurer les coûts est essentiel. Nous vous invitons à nous faire part de vos attentes, des budgets que vous prévoyez y consacrer et du temps que vous voulez consacrer à tous ces travaux.