Renseignements personnels, aspects légaux, responsabilités, détention d’informations personnelles, protection des données, voici désormais les nouveaux défis auxquels les organisations devront de plus en plus tenir compte avec la transformation numérique qui s’accélère depuis quelques années et qui touche de plus en plus de domaines d’activités.

Des enjeux peu connus et dont l’importance est souvent sous-évaluée prennent de plus en plus d’importance dans les nombreuses tribunes participant à la gouvernance des organisations. Ces enjeux sont plus qu’importants et les impacts des manquements à leur égard se vivent malheureusement encore trop souvent lorsque ces règles ne sont pas respectées et mettent alors en danger votre organisation.
Les règles entourant l’utilisation des données et renseignements qui transitent ou sont entreposés par votre organisation deviennent alors des incontournables qu’il vous faut mettre en œuvre, et le plus tôt sera le mieux.

L’étape la plus importante pour entreprendre cette transformation est sans conteste la conception d’une politique de confidentialité de vos documents en gestion documentaire et elle consiste principalement à définir les règles et les procédures qui garantiront la sécurité et la protection des informations confidentielles que vous gérez.

Voici les étapes principales que vous devez envisager pour concevoir cette politique :

• Vous devez identifier les informations confidentielles en votre possession. Identifiez les types d’informations qui nécessitent une protection (données financières, les données personnelles, les informations sensibles de l’entreprise, etc.) et définissez pour chaque type le degré de protection à appliquer
• Identifiez les postes qui auront à assumer ces responsabilités : dans chaque département ou partie de votre organisation, identifiez un employé ou une équipe chargé d’appliquer les mesures de protection des informations confidentielles.
• Établissez les différentes procédures de sécurité : identifiez les mesures de sécurité requises pour protéger les informations confidentielles : sauvegardes de données, contrôles des accès, protocoles liés à la conservation des documents confidentiels, etc.
• Assurez la formation de votre personnel : la garantie d’une politique bien appliquée passe par une formation étendue de tous les membres du personnel impliqués dans la gestion de ces documents afin qu’ils maitrisent les différentes procédures liées à la confidentialité et qu’ils soient sensibilisés aux nombreuses conséquences en cas de bris de sécurité, de fuite de données. Organisez des séances de formation de façon régulière afin de sensibiliser vos membres aux nombreux changements touchant la protection des informations confidentielles et les procédures qui y sont associées.
• Mettez en place une politique de traitement en cas d’incidents : définissez les nombreuses étapes que vous devez suivre en cas d’incident de sécurité, que ce soit la notification rapide de la fuite auprès des autorités compétentes et des personnes touchées par cette fuite ainsi que la mise en œuvre immédiate de mesures pour limiter les dommages.
• Et bien entendu, assurez-vous de réévaluer votre politique régulièrement : les aspects légaux concernant la confidentialité des renseignements et les normes de sécurité pouvant être appliquées sont sujets à changements fréquents. Vous devez vous assurer qu’elle est à jour et en adéquation avec les normes de sécurité les plus récentes.
• Communiquez votre politique et assurez-vous que celle-ci soit largement diffusée auprès de vos membres et de vos partenaires externes afin que chacun comprenne bien le rôle qu’il a à jouer dans la protection des informations confidentielles.

Votre politique de confidentialité des documents est un élément essentiel dans l’exercice de votre gouvernance et demande à être clairement définie, diffusée largement et mise à jour régulièrement pour vous garantir une réponse adéquate face à ce type d’imprévus.

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