Le calendrier de conservation sert principalement à déterminer les durées de conservation de l’ensemble de vos documents ainsi que l’avenir qui est réservé à chacun d’eux. C’est un outil essentiel qui vient orchestrer la gestion documentaire dans la plupart des organisations qui produisent ou gèrent de grandes quantités de documents. Il s’intègre à de nombreux autres outils, dont principalement le plan de classification, afin d’assurer une gestion efficace de vos documents.

De nombreuses organisations sont encadrées et doivent répondre à l’obligation d’en posséder un. D’autres, de grande envergure, ont emprunté cet outil principalement en raison des nombreux avantages qu’ils peuvent en tirer. Si vous ne faites pas partie de ces exemples, vous devez envisager sérieusement d’adopter un tel outil de gestion documentaire qui, bien entendu, peut être facilement adapté à la taille de votre organisation.

Le calendrier de conservation est souvent, par nature, un document à caractère juridique puisqu’il se base en bonne partie sur des exigences légales et règlementaires existantes afin de déterminer la destination de chaque document.

Il améliore grandement l’efficacité et la productivité des personnes qui sont chargées de traiter vos documents en donnant un cadre clair et sécuritaire à leurs pratiques de conservation.

Le calendrier de conservation est basé sur les caractéristiques les plus fondamentales de la gestion documentaire qui déterminent l’utilité de chaque document. Ainsi, le calendrier permet d’identifier la longévité et l’importance de vos documents en attribuant à chaque catégorie :

Une durée de vie active pendant laquelle le document est fréquemment utilisé pour vos activités.

Une durée de vie semi-active pendant laquelle le document n’est plus réellement utilisé, mais possède encore une valeur pour l’organisation (obligations légales, caractère historique, etc.)

Un statut inactif qui permet de décider du sort final du document (conservation indéfinie, destruction, etc.).

La mise en place d’un calendrier de conservation demande initialement des travaux importants qui sont facilement rentabilisés par la suite.

Conformité aux lois, aux réglementations et aux normes, protection de la vie privée, économies de temps et d’argent, organisation plus efficace des documents, en facilitant la recherche et l’accès aux documents nécessaires, meilleure utilisation de l’espace de stockage, amélioration de la sécurité pour les documents essentiels, voici autant de raisons d’adopter cet outil essentiel à votre gestion documentaire.

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