NOS TARIFS
Les coûts reliés à la numérisation
Nous évaluons avec vous tout ce qui vous permettra de réaliser des économies substantielles sur les pratiques conventionnelles de numérisation
Des tarifs à votre mesure
Les coûts reliés à la gestion des documents et à la numérisation sont tributaires de nombreux facteurs. Voici quelques indications qui vous permettront de mieux comprendre quels sont les coûts à prévoir et les avenues qui se présentent à vous lorsque vous envisagez ce changement dans votre organisation. Tout d’abord, la tarification pour ces services se divise en deux grandes catégories.
La tarification forfaitaire
La tarification forfaitaire s’applique aux contenus ne demandant que peu ou pas de traitement intellectuel (classification, nommage de fichiers, identification, etc.). Ainsi, dans ce type d’archives, vous trouverez surtout des séries de documents : factures, états de compte, procès-verbaux. etc.
Comme le traitement est uniforme et ne demande qu’une simple numérisation, il nous sera facile de vous faire parvenir un devis des coûts estimés. La tarification forfaitaire s’applique à la numérisation simplifiée des documents.
La tarification horaire
La tarification horaire est utilisée lorsque les traitements à appliquer sont diversifiés, demandent un traitement intellectuel et des mesures de contrôle de la qualité plus importantes.
Pour bien identifier les coûts liés à la numérisation sur la base d’un tarif horaire, de nombreux facteurs sont à considérer. Une fois tous ces facteurs identifiés, l’exercice consiste à établir une phase-test sur un échantillon représentatif de votre documentation. Cet exercice vous permettra d’avoir une idée beaucoup plus précise des coûts estimés. Il vous permettra aussi d’adapter le traitement à votre réalité budgétaire.
Vous trouverez dans la prochaine section les critères à considérer et dont il faut tenir compte tout au long de votre évaluation des travaux à exécuter.
LES CRITÈRES À CONSIDÉRER POUR VOS COÛTS
Le volume et la quantité
Bien entendu, le nombre de boites à traiter, le nombre de documents par boite, la mesure en pieds linéaires
Les séries documentaires
Si le contenu d’une boîte est composé de séries documentaires identiques avec un nom uniforme pour tous les fichiers, par exemple, factures, états financiers, etc.
Si le contenu d’une boite ou d’un dossier complet ne demande qu’un seul identifiant
Le type de documents
Si les formats de documents sont non standards : grands formats, plans, photos, affiches, etc
Le niveau de classification
- Si le contenu de vos boites n’est pas relié à votre plan de classification.
- Si vous avez de nombreux documents non identifiés et en désordre.
- Si les documents doivent être identifiés suite à une analyse de leur contenu
La valeur légale des documents
Si vos documents doivent conserver leur valeur légale après numérisation.
L’état physique des documents
Si vos documents sont en bonne condition et ne demandent pas de prétraitement ou de préparation importante
Les délais de livraison du projet
Si les délais pour la réalisation du projet de numérisation sont courts.
L’indexation des documents
Si vous avez besoin d’indexer le contenu de vos documents (reconnaissance optique de caractères) ou si vous avez besoin d’y associer des métadonnées.
Participation aux travaux
Dans le but de diminuer l’ensemble des coûts reliés à la réalisation de votre projet de numérisation, nous vous invitons aussi à participer activement aux différentes étapes de préparation et de réalisation des travaux. Une équipe interne formée minimalement peut vous permettre d’économiser sur certaines activités.
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