Parmi l’ensemble des outils qu’il importe de mettre en place pour une saine gestion documentaire dans votre organisation, la politique de gestion des documents est souvent celle qui est la plus négligée. Il peut arriver que votre organisation n’en possède aucune. On encore, vous en possédez une, mais elle n’est pas toujours à la mesure de ce que l’on peut attendre d’une telle politique, sans compter celles qui ont été rédigées et qui depuis n’ont jamais été mises à jour.

Les politiques, de façon générale, sont des outils puissants qui, pour prendre leur plus grande valeur, doivent être le fruit d’une réflexion approfondie auprès de l’ensemble des membres de votre organisation. Elles doivent aussi être entérinées par la plus haute direction et présentées avec attention à l’ensemble des membres touchés par son application si on veut en assurer une plus grande application.

La politique de gestion documentaire, plus précisément, va vous permettre de mieux définir l’ensemble des pratiques liées à votre gestion documentaire, qu’il s’agisse de protection des documents, de confidentialité, de rôles et responsabilités attribués à chaque membre du personnel, de l’utilisation des différents outils associés à la gestion documentaire tels que le calendrier de conservation ou le plan de classification. Ce sont là quelques-uns des nombreux aspects qu’une politique de gestion documentaire permet d’encadrer.

La politique de gestion documentaire, comme toute politique, permet de mettre en place des objectifs généraux, adaptés, bien compris par l’ensemble de vos membres et approuvés à tous les échelons. Elle permet du même coup de mieux situer votre projet de gestion documentaire parmi l’ensemble de vos activités.

La politique de gestion documentaire, plus précisément, va vous permettre de mieux définir l’ensemble des pratiques liées à votre gestion documentaire, qu’il s’agisse de protection des documents, de confidentialité, de rôles et responsabilités attribués à chaque membre du personnel, de l’utilisation des différents outils associés à la gestion documentaire tels que le calendrier de conservation ou le plan de classification. Ce sont là quelques-uns des nombreux aspects qu’une politique de gestion documentaire permet d’encadrer.

Les principaux éléments qui y sont associés permettent d’identifier :

• Ce à quoi se rattache votre politique. Vous pouvez y préciser les types de documents concernés, les supports associés, leur niveau général de protection, l’importance qu’ils ont lorsqu’il s’agit d’assurer la protection et la continuité de vos activités. Vous pouvez aussi y définir les buts et objectifs que vous voulez atteindre par la mise en place de cette politique.
• Le contexte règlementaire qui touche votre organisation en précisant l’ensemble des lois, procédures, règlements que votre organisation doit respecter.
• La définition des termes qui touchent l’ensemble des outils et pratiques que vous avez adoptés. Cet exercice permet d’éviter toute confusion et donne un meilleur aperçu aux membres de votre organisation les moins initiés.
• Les différentes responsabilités qui sont associées à tous ceux qui ont un rôle à jouer dans la gestion des documents. Cet exercice permet d’y établir certaines fonctions hiérarchiques, d’y définir les principales responsabilités associées aux différents postes liés à la gestion documentaire et ce, à tous les niveaux de votre organisation.
• Précisez plus particulièrement les outils et pratiques que vous utilisez dans votre gestion documentaire. Vous y trouverez des directives sur l’utilisation de chaque outil ou procédure : plan de classification, calendrier de conservation, traitement des documents essentiels, historiques, pratiques encouragées et procédures de numérisation, procédures de destruction de documents inactifs, règles entourant l’accès à l’information, la protection des documents, la confidentialité, etc.

Les raisons pour lesquelles votre organisation devrait mettre en place une politique de gestion documentaire sont nombreuses :

• Pour l’amélioration de la qualité de vos pratiques : votre politique de gestion documentaire, en assurant un meilleur contrôle sur les processus de traitement permet d’améliorer la qualité des documents que vous produisez et utilisez en établissant des normes pour leur création, leur mise à jour et la façon dont vous en disposez.

• Pour une meilleure accessibilité de vos documents : votre politique de gestion documentaire vous permet de mettre en place et de baliser les outils que vous aurez à utiliser pour le traitement de vos documents; ceux-ci seront garants d’un meilleur contrôle de votre documentation, et du même coup, faciliteront la recherche et l’accès à votre information.
• Pour une meilleure conformité réglementaire : votre politique de gestion documentaire vous permettra d’assurer à la fois le respect des lois et règlements pouvant s’appliquent à vous (confidentialité des documents, protection de la vie privée, etc.) et la conduite d’activités répondant à des normes reconnues pour la gestion documentaire.
• Pour une économie de temps et d’argent : votre politique de gestion documentaire, par la force des choses, va représenter des économies en termes de temps et d’argent, que ce soit par un accès plus rapide aux documents, par la diminution des coûts associés aux documents rendus inutiles, par les impacts financiers liés à la perte de documents ou aux risques associés à des bris de confidentialité.
• Pour une continuité de vos activités : votre politique de gestion documentaire va vous permettre de mieux planifier votre plan de continuité des activités en vous donnant un cadre plus strict pour la protection de vos documents d’activités jugés essentiels ou critiques.

Ainsi, une fois définie, votre politique de gestion documentaire devient pour votre organisation un gage de confiance qui vous permettra d’assurer une plus grande cohérence dans vos décisions et un niveau de sécurité accru pour celle-ci puisque vous y définissez les éléments que vous estimez les plus importants. Et bien que l’exercice puisse sembler imposant, et il risque de l’être, c’est assurément un des meilleurs investissements que vous pourrez faire pour assurer une plus grande protection de votre organisation.

Cet exercice, bien que représentant un travail important, représente un des meilleurs investissements que vous pouvez apporter à votre organisation. Il s’agit d’une étape qui vous permettra d’assurer un plus grand contrôle sur un des champs d’activités dont le développement est devenu un défi pour la plupart des organisations : la gestion de votre information.

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