La gestion intégrée de documents est une réponse aux besoins de plus en plus nombreux liés à l’utilisation simultanée d’outils de gestion électronique des documents et d’outils de gestion documentaire pour les documents papier. L’utilisation de plus en plus répandue de documents créés initialement de façon électronique a fini par poser des enjeux en termes de conservation, d’utilisation et de protection.

Par définition, il s’agit de logiciels qui permettent de conserver, identifier et rechercher tous vos documents, autant analogiques ou numériques, dans le but de les intégrer à vos principaux outils de gestion documentaire que sont votre plan de classification et votre calendrier de conservation. Le but étant de protéger vos documents tout au long de leur cycle de vie en centralisant toutes les informations qui les concerne en un seul endroit. Ce qui apporte des avantages certains en termes de gestion de risque, de protection liée à leur confidentialité ou à leur caractère essentiel, d’accès et de repérage efficaces, etc.

Voici des exemples de situations pouvant être ainsi évitées :

• Perte de temps lié à la recherche et au repérage de documents mal identifiés, entreposés.
• Perte de documents encore actifs liée à des lacunes dans l’application de votre plan ou de votre calendrier.
• Risque juridique ou administratif lié à l’incapacité de retrouver ces documents.
• Perte de temps liée aux principaux flux de travail exécutés de manière peu efficace.
• Couts liés à l’archivage de documents pouvant être détruits.

Il faut cependant rappeler que ce type de gestion se présente sous de nombreuses formes et demande une analyse approfondie de vos besoins et une prise en compte des principales caractéristiques de votre organisation. Ainsi, de nombreux facteurs tels que la taille de votre organisation ou les montants que vous pouvez y allouer initialement et à long terme deviennent déterminants.

Vous devrez aussi considérer des facteurs comme le niveau d’application de vos principaux outils de gestion documentaire dans l’ensemble de vos secteurs d’activité, le niveau d’adhérence de vos utilisateurs principaux aux procédures de gestion actuelles et à appliquer dans ce cadre ou encore vos flux de travail et les processus automatisés que vous avez déjà mis en place et ceux que vous envisagez de créer. Ces nombreux facteurs viendront baliser votre démarche lorsqu’il s’agira d’intégrer un système de gestion intégrée de documents à votre organisation.

La mise en place de ce type de gestion demandera des efforts importants pour votre organisation, mais si elle est choisie en fonction de vos besoins réels, les avantages que vous en tirerez seront nombreux.

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