Si vous envisagez de vous embarquer dans une démarche qui implique la numérisation de vos documents papiers, vous trouverez ici quelques conseils qui vous permettront de faciliter sa réussite. C’est une démarche qui peut sembler simple de prime abord, mais détrompez-vous. Vous avez de nombreux choix à faire et ceux-ci sont associés à de nombreux enjeux, tant au niveau juridique qu’organisationnel. La préparation d’un tel projet va vite devenir pour vous un incontournable qui vous permettra d’éviter la plupart des problèmes rencontrés dans ce type de projet.

Votre plan de numérisation

Comme dans la réalisation de n’importe quel projet, celui-ci vous demandera une réflexion initiale sur les objectifs que vous poursuivez et sur les ressources que vous êtes prêt à y consacrer. Par définition, ce plan comporte de nombreuses activités qui visent toutes à transférer vos documents papier vers un support numérique dans le but de rendre ceux-ci plus facilement utilisables par votre organisation.

Parmi ces activités, on retrouve principalement l’évaluation du projet :

• avec les objectifs visés par sa réalisation (besoin d’espace, type de numérisation, aspects légaux, accès facilité aux documents, etc.)
• avec ses besoins en ressources internes et externes (constitution d’une équipe interne ou externalisation, complète ou partielle).
• avec l’étendue et la nature des travaux estimés (identification des séries documentaires à numériser, etc.)

Puis il vous reste à créer un cadre permettant de gérer votre projet de numérisation. Cette étape permet d’identifier les ressources matérielles, humaines et financières qui seront sollicitées pour ce projet, les principales étapes et un calendrier de réalisation.

Et enfin, la réalisation du projet avec son propre agenda, les outils, manuels et procédures à créer, les besoins en formation à identifier, les niveaux de responsabilité de chaque membre de votre équipe, etc.

L’évaluation de votre projet : quels sont vos objectifs

Voici quelques-uns des objectifs les plus importants que vous aurez à identifier et qui détermineront en bonne partie la façon dont vous réaliserez votre projet.

Conservation sécuritaire de vos documents :

Vous pouvez envisager de numériser vos documents parce qu’ils présentent des signes de détérioration et que leur manipulation peut entrainer leur destruction. Une fois numérisés, ceux-ci sont conservés et seuls les documents numériques seront consultés. C’est un peu le traitement à réserver à vos documents d’archives.

Accessibilité de vos documents :

Si vous voulez rendre vos documents les plus consultés accessibles à un plus grand nombre d’utilisateurs, la numérisation de ceux-ci représente le meilleur outil qui soit à votre portée.

Conservation et protection des documents

Vous pouvez envisager la numérisation de vos documents à des fins de sauvegarde pour l’ensemble des documents qui sont essentiels pour votre organisation. La copie de ces documents apporte un niveau de sécurité supplémentaire.

Numérisation légale de vos documents

Ce type de numérisation, appelée aussi numérisation de substitution vous permettra de libérer des espaces de conservation et d’éliminer les couts souvent associés à l’entreposage. Cet exercice comporte toutefois de nombreux aspects qu’il vous faudra respecter afin d’éviter de perdre définitivement ceux-ci puisqu’une fois numérisés, les documents papiers seront détruits. Ils doivent donc répondre à une série de mesures normalisées durant la numérisation qui leur permettront de conserver leur valeur d’origine.

Bien entendu, votre analyse vous permettra aussi d’identifier plus d’un objectif dont vous devrez tenir compte.

L’évaluation de votre expertise

À cette étape, vous aurez à d’identifier vos besoins en termes de ressources internes et externes afin de déterminer le modèle de projet qui vous conviendra. Si celui-ci répond à des objectifs peu contraignants, avec des quantités de documents aisément gérables, vous pouvez alors envisager de constituer une équipe temporaire qui aura comme mission de mener à bien ce projet. Autrement, vous aurez à évaluer l’offre externe ou encore évaluer l’acquisition de nouvelles ressources humaines et matérielles dans le but de réaliser de façon permanente vos projets. Ce qui sera déterminé en grande partie par l’identification de vos besoin à court et moyen termes ainsi qu’à la nature de votre projet de gestion électronique de documents qui, lui viendra avec ses propres contraintes.

La réalisation de votre projet de numérisation

À cette étape, vous aurez déjà pris l’ensemble des décisions majeures. En suivant le cadre de gestion que vous avez décidé précédemment, vous aurez à assurer un suivi des nombreuses étapes qui vous attendent et un contrôle de qualité qui s’appliquera à la réalisation de chacune d’elles, de la numérisation à l’élimination de vos documents, selon le cas.

Vous aurez à réaliser une phase test qui vous permettra de confirmer la validité de tous les instruments et procédures que vous aurez à créer pour votre projet : calendrier, contrôle de qualité, procédures de numérisation, type de numérisation, procédures pour la destruction des documents numérisés, etc.

La phase de réalisation principale de votre projet, dernière étape, sera l’occasion de mettre en œuvre tous vos outils, de veiller à leur modification en continu et d’assurer un contrôle de qualité constant au cours des nombreuses étapes que comporte cette phase. Vous veillerez à bien documenter autant les étapes de numérisation que celles consacrées à la destruction des documents numérisés tout en consignant les écarts que vous pourrez constater dans votre calendrier de projet. Ainsi, le temps que vous aurez consacré à la préparation initiale de votre projet et de ses nombreux outils risque fort bien se refléter.

Pour finir, comme dans tout projet qui se termine, un bilan couvrant toutes vos activités pourra s’avérer très utile pour évaluer la pertinence, le rendement général ou encore l’utilisation judicieuse ou non des ressources humaines et financières de votre organisation.

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