La sélection des indicateurs en gestion documentaire, comme dans tout projet visant à changer vos façons de faire, est un processus crucial qui vous permettra de savoir si vos efforts ont été récompensés. Ces outils vous permettront de mesurer et évaluer l’efficacité et la qualité des nouveaux processus de gestion documentaire que vous aurez mis en place et vous permettront d’apporter des correctifs adaptés tout au long de ces processus. Vous pourrez ainsi mettre en lumière les opportunités en termes d’amélioration, de performances et de décisions qui se présenteront à vous tout au long de l’implantation de vos projets et bien après.

De façon générale, un indicateur est le reflet de vos objectifs. Il représente un effort afin de mesurer les activités que vous avez mises en place afin de vous assurer de leur succès. Et il se retrouve en général dans un cadre bien précis qui permet de piloter la cueillette de toutes vos informations : le tableau de bord. Celui-ci représente du même coup un regroupement pour lequel chaque indicateur est interdépendant des autres de façon à donner une image qui reflètera plus fidèlement les changements que vous voulez apporter dans votre organisation. Ainsi, le choix de vos indicateurs sera guidé par un processus d’évaluation et de définition qui vous permettra de sélectionner ceux qui répondront au mieux à vos objectifs principaux.

 Définition

La définition la plus classique (norme ISO 11620) en fait une « expression (numérique, symbolique ou verbale) employée pour caractériser les activités (événements, objets, personnes) à la fois en termes quantitatifs et qualitatifs dans le but d’en déterminer la valeur ». Vous pouvez donc avoir autant des données numériques, des ratios, des pourcentages que des données qualitatives exprimant, par exemple, le niveau de satisfaction d’une clientèle.

Parmi les exemples les plus classiques d’indicateurs, vous retrouverez ceux qui sont associés à la réalisation de votre projet et qui permettront de suivre les délais, les coûts, le niveau de qualité atteint, etc. Puis vous retrouverez ceux qui mesureront les changements apportés à vos principaux processus de travail et qui mesureront, par exemple, les délais entre certaines activités, la durée associée à une partie du processus, le temps de recherche, etc.

Rôle de vos indicateurs

En général, vos indicateurs seront choisis pour suivre la performance actuelle d’un processus en place et celle visée par nos nouveaux projets. Ils serviront aussi à rendre compte de vos activités auprès des instances décisionnelles de votre organisation. Ils permettront de valider l’importance accordée à l’octroi de vos nouveaux budgets. Et donneront une idée plus précise des nouvelles normes et pratiques que vous voudrez mettre en place en matière de gestion documentaire.

Vos indicateurs devront aussi répondre à certains critères qui les rendront ainsi plus accessibles. Par exemple, ils devront permettre d’identifier facilement les problèmes que vous cherchez à corriger. Ils devront être assez précis dans leur mesure afin d’être aisément compris de toutes les parties prenantes. Les informations qui y sont associés devraient être fiables et ne pas entrainer de coûts déraisonnables. Ils doivent aussi être faciles à traiter.

Choix de vos indicateurs

Dans le cadre de la réalisation de votre tableau de bord, il est conseillé de rassembler dans un premier temps tous les indicateurs que vous pouvez identifier lors de la réalisation de votre projet. N’oubliez pas que chaque indicateur est le reflet d’un objectif visé ou d’une activité en cours. Plus votre base sera étendue, plus vous aurez de chance d’obtenir des résultats concluants. Une fois cette étape réalisée, vous pouvez établir des critères qui vous permettront de débuter une sélection des indicateurs qui sera suivie par une priorisation de ceux-ci. Vous aurez ainsi une première liste qui vous permettra de procéder à la mise en place de vos indicateurs.

Pour finaliser cette étape, vous aurez aussi à déterminer si des indicateurs reflétant vos nouvelles activités devraient être ajoutés à cette liste.

Identification et paramètre de vos indicateurs

La prochaine étape qui est recommandée consiste à documenter chaque indicateur de votre liste à l’aide d’une fiche qui peut contenir des informations telles que la définition des objectifs associés, la fréquence, le type de données associées, le traitement des données reçues, le type de présentation graphique attendu, le niveau de difficulté rencontré, les liens que vous faites avec d’autres indicateurs, les efforts associés à la cueillette, la durée de la cueillette, la ou les personnes responsables de la cueillette et du traitement, etc.

Pour finir

Bien entendu, le temps que vous pouvez consacrer à la préparation de ce type d’outil pourra peut-être vous sembler imposant, mais c’est avant tout un investissement qui vous permettra de consolider plus facilement les décisions que vous aurez à prendre tout en vous donnant la légitimité nécessaire pour mettre en œuvre votre projet et y apporter les corrections nécessaires en cours de route.

De plus, la participation autant des parties prenantes que des hautes instances est plus que nécessaire puisque ce type d’activité va demander de votre part un minimum de sensibilisation et de formation si vous voulez en faciliter l’application.

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