Chaque information produite, traitée et utilisée dans votre organisation possède son propre ADN, que vous le sachiez ou non. Cet ADN, ce code associé à chaque information et à ses documents associés se définit en gestion documentaire en grande partie grâce à ce qu’on appelle la théorie des trois âges. Cette théorie se veut une approche qui permet d’assurer une saine circulation de vos documents dans votre organisation. Elle est simple à comprendre, mais a de nombreuses implications. Certaines vous donnent des avantages certains et améliorent à la fois votre sécurité et votre efficience. D’autres finissent par alourdir votre organisation en vous exposant à des risques importants, à des délais de traitement de plus en plus longs qui vont à coup sûr finir par diminuer vos capacités d’adaptation aux changements.

La théorie des trois âges se définit comme une approche permettant de décrire le cycle de vie de vos informations. De façon très générale, elle divise ce cycle de vie en trois grandes étapes distinctes : l’âge actif, l’âge intermédiaire et l’âge de fin de vie.

L’âge actif : à cette étape, vos documents sont actuellement utilisé et mis à jour régulièrement. Ils sont au cœur de votre organisation et permettent de réaliser l’ensemble de vos activités. Ce sont vos documents actifs.

L’âge intermédiaire ou semi-actif : à cette étape, vos documents tombent si on peut dire « en retraite ». Ils ne sont plus utilisés quotidiennement, mais ils gardent encore une valeur en tant que documents de référence ou de preuves de vos activités passées. Ils seront conservés pendant une période de temps déterminée qui sera définie par votre calendrier de conservation ou les règles générales que vous aurez définies. Ce sont vos documents semi-actifs.

L’âge de fin de vie : à cette étape, en théorie, vos documents ne sont plus requis, tant par votre organisation que par l’ensemble des lois et règles qui peuvent s’appliquer. À ce stade, la valeur de vos documents disparait, exception faite des choix que vous pourriez faire en raison de leur valeur historique. Autrement, vous pourrez envisager de les supprimer de façon sécuritaire. Ce sont vos documents inactifs ou historiques.

Bien entendu, chacun de ces âges représente une réalité plus complexe à laquelle peut s’associer :

• de nouvelles pratiques en gestion documentaire
• la production de plus en plus importante de documents numériques
• la mise en place de plateformes de gestion de contenu 
• l’utilisation de logiciels spécialisés
• la panoplie de sources d’information moins classiques, par exemple, l’échange de courriels, les contenus gérés par des bases de données, les sites Web, etc.

L’utilisation de cette théorie et des principales applications qui y sont associées (calendrier de conservation et plan de classification) représente de nos jours un défi à la mesure de vos objectifs de croissance. Les enjeux sont de plus en plus nombreux et demandent des réponses adaptées à vos activités.

Si vous n’avez pas encore mis en place un calendrier de conservation, il est plus que temps de vous y intéresser.

Si vous en avez un, mais que vous ne l’avez pas encore mis à jour pour y intégrer les informations liées à vos nouvelles pratiques d’affaires, ici aussi, il est plus que temps d’y consacrer des efforts. Que ce soit vos actifs informationnels, tels que vos courriels, vos contenus de page Web ou vos bases de données, ou encore l’intégration de vos documents numériques, il est plus que temps de mettre à jour vos outils de gestion documentaire. L’information est au cœur de votre organisation. Sa gestion efficace et les efforts que vous y mettez pour la protéger et la bonifier ne peuvent qu’être un gage de réussite et la meilleure assurance pour atteindre vos objectifs de croissance.

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