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Les outils

Des métadonnées … pour enrichir votre organisation

Des méta quoi?

 

Serge Dufour, rédacteur, Documéric, chef de projet

Pour parler de façon générale, une métadonnée est une donnée qui permet de caractériser une autre donnée qui ici, se trouve à être un document. Il s’agit de « renseignements structurés sur les caractéristiques d’une ressource analogique ou numérique »[1] qui vont permettre de reconnaitre et gérer ce document. C’est donc une action qui permet de régler de nombreuses questions qu’un utilisateur ou un logiciel pourrait se poser par rapport à ce document. Dans ce sens, il s’agit d’informations permettent d’identifier, décrire ou faciliter son accès tout en permettant d’assurer sa conformité, sa valeur d’origine. 

Il s’agit aussi en somme d’un des fondements de toutes vos stratégies de recherche d’information et de gestion pouvant en découler. Lorsque nous parlons, par exemple, d’outils de recherche et d’accès rapide aux informations dont vous avez besoin, nous parlons d’indexation, de mots-clés, de texte libre, de thésaurus, de vocabulaire contrôlé, de classification, etc. Il faut juste se rappeler que vos métadonnées sont une des clés qui vous permettrons de combler vos besoins en recherche d’information. En ce sens, elles doivent être conçues, en amont, afin de s’intégrer aux différents outils de travail que vous voudriez mettre en place.

Les catégories de métadonnées

Le rôle des métadonnées dans la description des informations liées à vos documents est très varié et se présente avec de très nombreuses facettes. Par exemple, elles peuvent en décrire le contenu à l’aide d’outils d’indexation et de classification, la provenance, les modifications apportées, le lieu de leur création, le format, la destination finale, etc.

À ces informations peuvent s’ajouter des métadonnées plus complexes qui peuvent, par exemple, ventiler la description du contenu, relier plusieurs documents ensemble et en définir la structure, définir des droits liés à la sécurité, la confidentialité, relier vos documents aux nombreux outils de gestion documentaire que vous utilisez. Ce qui vous permettra dans tous les cas d’assurer un contrôle plus serré du cycle de vie de vos documents.

De façon plus générale, les grandes catégories de métadonnées peuvent se définir ainsi. Celles qui décrivent vos ressources pour en faciliter la recherche. Elles vous permettent de mieux identifier le contenu, de l’organiser et de le classer dans un cadre plus large qui doit répondre à des normes et des standards qui en garantiront l’uniformité. Le format Dublin Core est un bon exemple de cadre à utiliser pour cette catégorie.

  • Celles qui permettent de garantir la pérennité d’un document en documentant tout ce qui le rendra accessible pendant toute sa durée de vie utile.
  • Celles qui permettent de relier votre document au contexte administratif, normatif et légal que votre organisation a mis en place avec, par exemple, la gestion des droits d’accès, l’identification des créateurs, les modifications apportées, etc.
  • Celles qui permettent de gérer de plus près le cycle de vie de vos documents en identifiant les règles issues de vos outils de gestion documentaire.

Il existe bien entendu de nombreuses autres catégories qui permettent d’enrichir l’information contenue dans vos documents, mais elles dépassent la plupart des besoins courants que l’on retrouve dans les organisations.

La préparation de votre plan

Outre les catégories que vous pourriez privilégier lors de l’analyse de vos besoins en matière de métadonnées, il est important de souligner les étapes que vous aurez à accomplir pour la préparation de vos métadonnées. Elles se résument à préparer, à partir des catégories pertinentes pour votre organisation, la liste des métadonnées que vous allez privilégier, en gardant en tête la façon dont elles pourront être utilisées par vos logiciels et plateformes de gestion documentaire, le statut obligatoire attaché à certaines métadonnées, le profil attaché à leur préparation présenté sous forme de questionnaire préparatoire, l’utilisation d’un vocabulaire contrôlé basé sur un thésaurus métier ou administratif propre à votre organisation, l’ensemble des procédures et politiques attachées à l’application de métadonnées à vos documents, avec un accent mis sur la sécurité et la confidentialité de ceux-ci, les outils de formation appropriés pour tous les créateurs et utilisateurs de documents. 

Les avantages des métadonnées

L’utilisation de métadonnées va à coup sûr présenter de nombreux avantages pour votre organisation. Elles demanderont initialement une analyse approfondie basée sur vos besoins actuels et futurs. Cette étape pourra demander dans certains cas de nombreuses ressources et un travail important, mais vous avez toutes les raisons de le voir comme un investissement fructueux à moyen et long terme. Que ce soit le simple fait de trouver l’information dont vous avez besoin au moment où vous en avez besoin grâce à une bonne description de vos dossiers et documents, d’assurer un meilleur contrôle sur l’accès à vos documents, d’en garantir la valeur légale en conservant les informations sur leur origine ou encore de les associer à vos outils de gestion documentaire afin d’en disposer facilement, une utilisation raisonnée des métadonnées ne peut que garantir une meilleure protection des documents que vous produisez et conservez.

 

[1] Norme de métadonnées de la gestion des documents du gouvernement du Canada, p.1.

Serge Dufour

Serge Dufour

Technicien en documentation, technicien informatique et gestionnaire de projets chez Documéric

 

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