i on se réfère aux activités récurrentes que les organisations doivent réaliser avec la gestion de leurs documents, nous aurons en fin de vie des documents, après la création et la vie active d’un document, celle de son archivage dans le but de respecter les lois en vigueur et les normes que vous voulez respecter, puis celle qui consistera à décider du sort final de ceux-ci, soit par la conservation définitive ou la destruction. Et dans le cas de la numérisation de vos archives papier, la même question et les mêmes enjeux se poseront. Vous devrez alors procéder en bonne partie à la destruction de ceux-ci.

Un peu de procédure

Les enjeux qui peuvent être liés à la destruction accidentelle de documents sont variés et difficiles à évaluer. Alors, quels qu’ils soient, il importe de minimiser ces enjeux en mettant en place des pratiques et procédures qui bien qu’elles n’élimineront pas tous vos risques, vous permettront de les diminuer au maximum.

Parmi les avenues qui se présentent nous retrouvons la mise en place de procédures encadrant la vérification, la validation des règles de conservation à utiliser et la mise à jour périodique de votre calendrier de conservation, la mise en place d’une politique portant sur la destruction des fichiers ou l’intégration de celle-ci à une politique plus générale.

L’établissement d’une politique de destruction de documents représente souvent la première étape puisqu’elle vous permet d’établir une politique claire qui vous amènera à penser à l’ensemble des éléments que vous devrez prendre en considération pour la gestion de cette étape. Cette politique contiendra le résultat de plusieurs observations que vous pourrez relever quant aux pratiques déjà en place, aux mesures phares qui sont empruntées dans d’autres organisations de même nature que vous, ainsi que sur les étapes que vous mettrez en place lors de la création de vos procédures.

Évaluer vos risques

Pour bien réfléchir aux outils que vous allez mettre en place, il importe de bien mesurer au départ les risques potentiels qui sont associés à la destruction accidentelle de vos documents. Cela peut inclure des risques de sécurité, de confidentialité, de responsabilité juridique, etc. En évaluant ces risques, vous aurez un cadre qui vous permettra de déterminer l’importance des mesures à appliquer.

Mettre en place des procédures

Le choix de vos procédures sera basé sur le diminution de vos risques et consistera à assurer des validations aux phases clés de votre processus de destruction de documents. La mise en place de cette procédure contiendra donc des instructions détaillées sur les étapes de collecte, de stockage, d’autorisation et de destruction de vos documents.

Si vous voulez garantir conformité et transparence à tous vos processus, il importe de suivre et documenter de façon régulière la destruction de vos documents. Ce qui pourra impliquer le recensement d’informations sur les dates, le cote et noms de dossiers, les quantités de documents associés, etc.

Tout d’abord, la création d’une liste de documents ou dossiers destinés à être détruits consiste une étape qui, bien que non essentielle, vous donnera un plus grand contrôle durant vos travaux. Il s’agit donc d’une pratique souvent recommandée.

Par la suite, la liste constituée par votre responsable des archives et associée à un service ou une division dans votre organisation sera communiquée aux personnes qui ont produit ces documents afin qu’ils en prennent connaissance. Vous avez la possibilité ici d’ajouter un document qui vous permettra de recevoir l’autorisation de destruction de la part du service propriétaire des documents ou du responsable attitré à la gestion documentaire qui y est associé. Cette autorisation reflètera alors que plus d’une personne a pu valider cette opération de destruction.

Par la suite, selon le niveau de sécurité le plus élevé associé aux dossiers à éliminer, il sera important de procéder à la destruction en suivant des pratiques déjà définies en matière de déchiquetage et de destruction. Et si vous avez fait affaires avec un organisme extérieur pour cette tâche, pensez à exiger un certificat de destruction

Dans le cas des firmes spécialisées, il est important d’exiger un récépissé de cueillette et un certificat de destruction (confidentielle ou non).

La mise en place de tous ces outils doit, bien entendu, s’accompagner d’une procédure visant la révision régulière de vos outils de gestion documentaire afin de vous assurer qu’ils rencontrent toujours les normes en matière législative ou normative.

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