Logiciels de gestion électronique de documents, logiciels de gestion documentaire, logiciels de gestion intégrée de documents, plateforme d’échange et d’entreposage de documents, logiciels de gestion de contenu, bienvenue dans la jungle de la gestion documentaire.

La gestion documentaire, avec ses atouts classiques et incontournables pour le format papier et ses innombrables classeurs, a pu se présenter d’une façon assez simple depuis ses tous débuts avec l’utilisation d’outils de gestion tels que le plan de classification et le calendrier de conservation. Mais bien que ces outils soient toujours aussi importants de nos jours, il s’est ajouté depuis de nombreuses innovations en matière numérique. Ce qui a, on le devine, multiplié les nombreuses déclinaisons dans lesquelles l’information et ses principaux formats se sont développés. Avec la multiplication des documents en format numérique et les échanges qui y sont associés, les besoins se sont multipliés et du même coup, l’offre logicielle s’est elle aussi complexifiée. De ce constat, un peu de ménage dans toutes ces offres ne pourra que simplifier votre tâche si vous devez envisager une plus grande utilisation de ces outils logiciels dans votre organisation.

Pour aller au plus simple, il est important de délimiter le cadre dans lequel vous comptez mettre en place ces nouveaux outils en vous posant, au départ, ces quelques questions :

• Voulez-vous gérer vos documents numériques et papier avec le même outil?
• Voulez-vous que vos outils de gestion documentaire gèrent uniquement les règles qui s’appliquent à vos documents ou vous prévoyez des outils qui gèrent directement la vie de tous vos documents numériques?
• Voulez-vous des outils de gestion de documents numériques qui permettent aussi de faciliter la communication de vos équipes, le suivi de vos documents?

Commençons par le logiciel de gestion documentaire. Celui-ci vous permet de donner un accès général à vos documents. Il permet aussi de gérer votre fonds et d’y appliquer facilement les nombreuses règles issues de vos principaux outils que sont le calendrier de conservation et le plan de classification. Ce logiciel peut ne s’appliquer qu’à vos documents numériques ou encore vos documents papier ou dans le meilleur des cas aux deux types de fonds. Dans certains cas, il peut aussi ne gérer que les règles elles-mêmes. Ce qui vous permet quand même de faire un meilleur suivi lors de l’application de celles-ci à vos différents fonds.

Un logiciel de gestion documentaire qui ne gère qu’une partie de tous vos documents devra donc être accompagné d’autres outils. La gestion séparée de vos deux principaux fonds sera donc plus lourde : dédoublement des charges de travail liées à votre gestion documentaire. Vous aurez à évaluer les avantages de chaque formule afin de trouver celle qui s’applique le mieux à votre situation. Des facteurs comme le volume de documents à gérer, la diversité de supports, les règles pouvant être utilisées pour assurer la conformité, la confidentialité ou les accès vont vous permettre de mieux choisir la formule qui conviendra à votre organisation.

Une solution? Le logiciel de gestion intégrée de documents. Ce type de logiciel permet de gérer toute la chaine de travail qui entoure la création, la modification et la destruction de vos documents tant en format numérique que papier. Ainsi, les règles de gestion documentaire associées principalement à votre calendrier de conservation et votre plan de classification pourront être appliquées de façon uniforme. De même, tout ce qui entoure les différents flux de travail qui caractérisent de votre organisation pourront être analysés afin de faciliter la plupart des parcours associés à vos tâches quotidiennes. Il est tout de même à noter que certains logiciels sont plus adaptés à ce type de traitement alors que d’autres demandent beaucoup plus de travail en amont et en aval parce qu’ils sont conçus avant tout comme des plateformes de travail et d’échange de documents sans toutes les contraintes liées à la gestion documentaire.

C’est le cas, par exemple, des logiciels de gestion électronique de documents (GED) qui, eux, ont pour mission principale la création, la diffusion, la recherche et la conservation des documents. Ils peuvent se décliner en simples plateformes de partage de documents privées ou publiques, en logiciels de gestion de contenu qui permettent, par exemple, un accès sécurisé et à distance aux documents d’une organisation, tout en gérant les différents moyens de créer, modifier, rechercher et distribuer les documents de travail et de référence de celle-ci. Ces outils, bien que fort utiles pour la gestion quotidienne des activités, ne sont pas construits de façon à tenir compte des contraintes propres à la gestion documentaire.

Le choix d’un logiciel de gestion pour vos documents vous demandera donc de tenir compte des objectifs que vous visez à court et à moyen termes pour votre organisation. Il vous demandera d’évaluer les outils de gestion que vous avez déjà mis en place, les ressources que vous pouvez y consacrer, le volume de fichiers que vous aurez à traiter, les compétences déjà en place et celles à acquérir, la capacité de changement que votre organisation peut déployer pour l’implantation de ces systèmes, les besoins d’affaires et les pratiques de communication que vous voulez concrétiser du même coup dans votre organisation.

Et, bien entendu, pourquoi pas nos services de consultation en gestion documentaire.

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