Pour simplifier, la gestion électronique de documents ou GED est un système informatique qui va vous permettre de gérer vos documents numériques de façon centralisée. Avec la GED, vous allez pouvoir entreposer vos documents numériques, les organiser et les gérer de manière centralisée et efficace. Ce type de gestion ne peut qu’améliorer la productivité et l’efficacité de votre organisation.

Ainsi, grâce à la GED, et la centralisation des documents numériques, vous pourrez assurer un accès rapide et facile de vos documents à vos utilisateurs, selon leur degré d’autorisation. Vos documents pourront être classés, indexés et seront ainsi plus faciles à localiser grâce à l’utilisation des différents outils de recherche que vous pourrez mettre en place. Ce qui vous apportera de nombreux avantages dont la réduction du temps consacré à vos recherche, un contrôle des accès plus précis et, en même temps une meilleure gestion des risques et de la sécurité entourant l’utilisation de vos documents numériques. En précisant la nature confidentielle, essentielle ou active de vos documents, vous ajouterez ainsi des mesures qui vous garantiront une gestion plus efficace des risques que vous pouvez rencontrer.

Selon vos besoins actuels et anticipés, le système de GED qui vous allez mettre en place vous permettra d’inclure des fonctionnalités comme la gestion des versions, la gestion des autorisations d’accès, la gestion des flux de travail et la gestion des travaux collaboratifs dans votre organisation. La gestion des versions vous permettra de faire un suivi strict des nombreuses versions des documents que vous utilisez et d’en assurer un contrôle plus serré au fil du temps. La gestion des autorisations d’accès vous permettra de mieux délimiter les rôles et responsabilités de vos utilisateurs en définissant ce à quoi ils peuvent ou non accéder. La gestion des flux de travail vous apportera des avantages certains au niveau du temps consacré à la gestion de vos documents, et avec les nombreuses modifications qu’ils subiront tout au long de leur vie active, vous pourrez assurer un meilleur contrôle sur la qualité et l’intégrité de vos documents. Avec la gestion collaborative, vos utilisateurs pourront travailler en équipe sur leurs documents de façon sécuritaire, en évitant ainsi les impacts que peuvent avoir de nombreuses modifications simultanées.

Bien que ces options ne soient pas natives à la plupart des systèmes de GED, il existe des fonctionnalités qui pourront vous permettre d’assurer une certaine forme d’archivage de vos documents électroniques afin de les conservation à long terme ou les éliminer. Cela peut inclure la mise en place de politiques de conservation et de suppression de documents en fonction de vos outils de gestion documentaire existants. L’application de ces différentes techniques variera en fonction du type de plateforme que vous mettrez en place, allant du stockage en vrac de vos documents à l’identification et l’association de tous vos documents aux règles de conservation que vous avez mis en place dans votre calendrier de conservation.

En conclusion, la gestion électronique de documents est un système qui permet la gestion centralisée et efficace de vos documents numériques. Elle peut améliorer considérablement la productivité et l’efficacité de votre organisation en offrant une multitude de fonctionnalités pour gérer les documents numériques. La mise en place d’une GED va s’avérer complexe et nécessitera de votre part une planification minutieuse, mais les avantages en termes de productivité, d’efficacité et de conservation des documents restent les meilleurs arguments que vous pouvez considérer pour l’implantation d’un tel système.

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