Lorsque vous décidez d’intégrer vos documents papier à votre système de gestion électronique de documents, vous devez impérativement vous poser des questions sur la valeur de vos documents une fois numérisés, de façon à vous assurer que si vous vous débarrassez de la version papier, vous serez toujours assuré qu’ils gardent toutes leurs caractéristiques. Celles-ci réfèrent à la valeur administrative du document lorsqu’il est échangé, à la valeur légale qu’il conserve lorsqu’il est question de respect des lois, toutes catégories.

Les exemples? Vous avez une facture qui doit être conservée pendant un certain temps, défini par votre calendrier de conservation. En cas de divergences en lien avec celle-ci, il peut arriver que vous ayez à la produire auprès de votre fournisseur, d’un client, d’une instance judiciaire quelle qu’elle soit. Ces situations peuvent rapidement devenir délicates si vous n’avez pas respecté certaines normes en matière de procédures de numérisation.

Présenter un document papier en tant que document de référence représente un geste somme toute assez simple, l’aspect matériel donnant un appui de taille à sa valeur intrinsèque, son intégrité. Lorsque vous le transférez en format électronique, il importe alors de conserver toutes les caractéristiques qui confirment et garantissent cette valeur.

La numérisation légale des documents se doit donc de respecter des normes strictes pour garantir la fiabilité, l’intégrité et la sécurité des informations numérisées. Cela va jusqu’à inclure des procédures de contrôle de la qualité pour s’assurer que tous les documents sont numérisés de manière cohérente et précise, ainsi que des mesures de sécurité pour protéger les informations confidentielles, le tout étant fait au final de façon à pouvoir démontrer la volonté que l’organisation a appliqué dans le but de protéger à long terme l’intégrité de ses documents.

Parmi les avantages, il y a certes l’intégration de vos documents papier à votre gestion électronique des documents avec des impacts importants comprenant une meilleure accessibilité, une réduction des coûts liés au stockage, une réduction des erreurs, une amélioration de la sécurité des informations et une plus grande confidentialité. Sans compter sur une collaboration facilitée et une circulation plus rapide des informations entre toutes vos parties prenantes.

Quant aux inconvénients, il faut considérer que cette façon de traiter vos documents va présenter ses propres défis, tels des coûts plus élevés pour la mise en œuvre et la maintenance de votre système de numérisation et de votre plateforme de partage de documents, des exigences plus strictes en matière de conformité, de confidentialité et de sécurité, ainsi qu’une formation supplémentaire pour les personnes affectées à ces procédures.

Bref, soyez vigilants et renseignez-vous avant d’entreprendre un projet de numérisation. Il s’agit d’une étape qui nécessite au départ de grandes ressources et qui, une fois vos documents originaux détruits, se doit d’avoir été fait en fonction des lois et règlements existants.

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