Parmi l’ensemble des outils qui permettent d’assurer votre gestion documentaire, les procédures de déclassement sont ceux qui vous permettront de gérer plus facilement la fin de vie de vos documents. L’information, et les supports qui y sont associés, a tendance, toute naturelle, à se multiplier et devenir rapidement de plus en plus difficile à gérer. Que ce soit le temps pour accéder aux bonnes informations, les besoins supplémentaires en espaces d’entreposage ou de stockage de fichiers ou encore les risques inhérents liés à la perte de documents ou à une protection inadéquate des informations qu’ils contiennent, vous avez avantage à mettre en place des outils qui vous permettront un meilleur contrôle de votre information. Le temps que vous consacrerez à mettre en place de tels outils représentera toujours un avantage pour votre organisation.

Le déclassement consiste de façon générale à établir, à travers vos procédures, des règles qui vous permettront de traiter les documents que vous considérerez comme étant inactifs, de préférence grâce à l’application d’un calendrier de conservation. Les principales destinations de vos documents devenus inactifs se résument à une conservation permanente ou à une destruction. Les principales raisons qui devraient vous guider pour la conservation permanente sont le caractère essentiel (documents légaux, etc.) et historiques. Autrement, vous avez plus qu’intérêt à vous débarrasser de ce qui encombre inutilement vos armoires, classeurs, bureaux, ordinateurs, serveurs de fichiers. Comme nous le mentionnions, les raisons sont nombreuses et les avantages faciles à identifier.

Le calendrier de conservation est la pièce maitresse qui vous permettra de réaliser cette activité. Ainsi, de façon régulière, par exemple, annuellement, vous aurez l’occasion de faire le tour de vos règles de conservation afin de les mettre en application. Si vous suivez déjà votre calendrier, vos archives à traiter seront constituées de documents actifs que vous aurez à trier afin de libérer de l’espace et vous préparer à cette étape. Bien que le cycle de votre année financière puisse être un bon repère pour y travailler, vous êtes invité à trouver une période plus tranquille de l’année afin de vous y consacrer sans être dérangé.

Selon le système de calendrier que vous possédez, manuellement ou par logiciel, vous pourrez procéder à la cueillette d’informations qui vous permettront de procéder au déclassement.

Ainsi, vous aurez soit une liste générée par votre logiciel de gestion documentaire ou, simplement, à effectuer une lecture de vos dossiers dans vos classeurs et boites d’archives. Si vous avez déjà un système d’étiquetage complet de vos documents, vous pourrez procéder à partir de la lecture de vos étiquettes de dossier. Ceux-ci devraient contenir les informations essentielles ou règles issues de votre calendrier de conservation. Autrement, vous pourrez procéder au tri à partir des dates inscrites. En général, cette épuration de vos documents actifs vers vos documents semi-actifs devrait se faire de manière à avoir au final un contenu uniforme dans vos archives semi-actives avec, par exemple, une règle de conservation unique ou une seule année financière. Assurez-vous aussi de garder l’ordre de classement original.

À partir de ce moment, vous avez tout intérêt à identifier les documents originaux (principaux) afin de pouvoir éliminer les documents secondaires ou doublons. Vous pouvez envisager d’y inclure les documents ayant servi de brouillons, de versions préliminaires, remplacées par une version définitive, tous les documents diffusés pour information et appartenant à une autre unité administrative, etc. Cet exercice vise principalement à pouvoir disposer de ces archives plus tard sans avoir à en reprendre l’examen.

Pour vous faciliter la tâche, créez un formulaire de déclassement dans lequel vous pourrez identifier la provenance des dossiers, l’identification sommaire des documents, la destination à laquelle ces archives sont destinées ainsi que le moment prévu de sa conservation définitive ou de sa destruction. Plus votre formulaire sera précis, plus vous éviterez de devoir revisiter le contenu avant de procéder à la prochaine étape. Ce formulaire a aussi intérêt, selon l’importance de votre organisation, à être contre-vérifié par un responsable de la gestion documentaire attitré à cette tâche afin d’éviter des erreurs en cas de destruction définitive des documents. Ne lésinez surtout pas sur cette étape puisqu’elle vous garantira la tranquillité d’esprit. Bon déclassement.

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