Depuis la dernière décennie, l’utilisation de services en infonuagique est devenue une option de plus en plus intéressante pour les organisations. L’offre de service se faisant plus diversifiée et plus abordable, cette avenue représente donc une option qu’il faut considérer désormais lorsqu’une organisation envisage des changements au niveau de ses besoins en gestion électronique de documents.

Mais avant d’aller plus loin, définissons un peu ce nouveau service qui vient changer la donne lorsqu’il est question de choisir ou améliorer votre système de gestion documentaire. C’est en principe une plateforme qui permet de stocker, gérer et partager électroniquement, à distance, les documents d’une organisation grâce à des serveurs qui assurent un accès à partir du Web. C’est en principe une plateforme qui permet de stocker, gérer et partager électroniquement, à distance, les documents d’une organisation. Ainsi, à l’aide d’une forme d’adhésion par abonnement ou location de serveurs dédiés, vous pouvez accéder aux contenus quel que soit l’emplacement ou le moment, à l’aide d’une simple procédure d’identification gérant vos accès.

Le but avoué des services en infonuagique, et la raison qui en explique le succès grandissant, est de permettre de diminuer les coûts d’exploitation de vos infrastructures technologiques et de vos applications. C’est ainsi une alternative permettant d’utiliser des technologies facilitant la configuration tout en profitant de l’expertise d’entreprises externes qui sont reconnues et spécialisées dans cette forme de services. Ainsi, les couts associés à cette forme de « location » deviennent rapidement compétitifs lorsqu’il vous faut considérer un accès plus grand à vos documents, le respect d’un budget qui ne peut plus supporter les couts de plus en plus grandissants associés à la gestion de vos infrastructures informatiques (achats, entretien, exploitation, etc.).

Bien entendu, cette forme de gestion n’écarte pas du tout le lot de questions que les organisations doivent continuer à se poser : gestion des accès, confidentialité des documents partagés, évolution des besoins, aspects légaux, etc. Et ces questions deviennent souvent l’occasion de créer ou revoir les politiques et outils documentaires qui seront touchés, sans oublier, les nombreux outils de formation dont vous aurez besoin pour le choix d’un service infonuagique.

Pour conclure, ce choix vous demandera une bonne évaluation de vos besoins, de votre rythme de croissance, de l’utilisation et de l’intégration possible de vos logiciels spécialisés, l’évolution des services que vous envisagez à moyen terme, des impacts que cela aura sur vos pratiques de gestion documentaire et des modèles d’intégration que vous devrez apporter si vous avez encore une bonne partie de vos documents en format papier et de bien d’autres questions.

Avis légal : Nos articles sont présentés en tant qu’information générale. Il ne s’agit pas d’avis juridiques, d’avis concernant un domaine ou une profession réglementée. Nos articles sont présentés uniquement en tant que source d’information générale et moyens de vulgariser les domaines de connaissance qui touchent l’ensemble de nos services. S’il y a lieu, vous êtes invités à consulter la législation pertinente et les professionnels qui y sont associés si vous avez l’intention d’utiliser l’information contenue dans nos pages.