1. Renseignements personnels recueillis

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

• Selon votre relation avec nous et les services demandés, nous pouvons recueillir les catégories de renseignements suivantes :
• Nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone et adresse postale;
• Nom de l’entreprise, poste ou fonction, secteur d’activité et coordonnées professionnelles;
• Renseignements transmis dans un formulaire de contact, une demande de soumission, une demande de rendez-vous, un courriel ou une conversation téléphonique;
• Renseignements liés à une commande, un contrat, un projet, une livraison, une facture ou un paiement; 
• Documents, fichiers, images, devis, spécifications ou autres pièces que vous nous transmettez;
• Préférences de communication et choix relatifs à l’infolettre ou aux communications promotionnelles;
• Renseignements techniques liés à l’utilisation de notre site, tels que l’adresse IP, le type d’appareil, le navigateur, les pages consultées, les dates et heures de visite, la source de navigation et les interactions sur le site;

Nous limitons la collecte aux renseignements nécessaires aux fins décrites dans la présente politique. La Commission d’accès à l’information indique qu’une politique doit expliquer, de façon claire, les catégories de renseignements recueillis ainsi que les moyens et finalités de collecte.

2. Moyens de collecte

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels lorsque vous :

Visitez ou utilisez notre site Web;

Remplissez un formulaire de contact, de demande de devis, de demande de service ou de prise de rendez-vous;

• Communiquez avec nous par courriel, téléphone, clavardage, médias sociaux ou en personne;
• Demandez, achetez ou utilisez nos produits ou services;
• Vous inscrivez à notre infolettre ou à une activité promotionnelle;
• Nous transmettez des documents ou des fichiers dans le cadre d’une demande ou d’un mandat;
• Interagissez avec nos communications ou nos campagnes publicitaires en ligne;

Lorsque nous recueillons des renseignements par un moyen technologique, nous rendons notre politique accessible sur notre site Web, conformément aux obligations applicables aux entreprises québécoises.

3. Fins de l’utilisation

Nous utilisons les renseignements personnels que nous recueillons pour les fins suivantes :

• Répondre à vos questions, demandes de renseignements et demandes de soumission;
• Préparer, transmettre et assurer le suivi d’un devis, d’une proposition ou d’une offre de service;
• Fournir nos produits ou services, gérer les projets et communiquer avec vous relativement à votre dossier;
• Gérer les commandes, livraisons, paiements, remboursements, factures et dossiers administratifs;
• Vérifier l’identité d’une personne lorsque cela est nécessaire;
• Améliorer nos services, notre site Web, nos processus et l’expérience client;
• Assurer la sécurité de nos systèmes, prévenir la fraude et détecter les usages non autorisés;
• Respecter nos obligations légales, réglementaires, fiscales, comptables et contractuelles;
• Vous transmettre des communications promotionnelles ou une infolettre lorsque vous y avez consenti ou lorsque la loi le permet;
• Mesurer l’audience et l’efficacité de notre site ou de nos campagnes, selon les choix exprimés relativement aux témoins de connexion.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

4. Consentement et communications

Nous obtenons votre consentement lorsque la loi l’exige. Le consentement doit être manifeste, libre, éclairé, donné pour des fins précises et demandé en termes simples et clairs. Vous pouvez retirer votre consentement, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables, en nous écrivant aux coordonnées figurant à la section « Responsable de la protection des renseignements personnels ». La CAI précise que ses lignes directrices visent notamment à clarifier les attentes relatives à la validité du consentement sous le régime de la Loi 25.

Si vous choisissez de recevoir notre infolettre ou nos communications marketing, vous pouvez vous désabonner en tout temps au moyen du lien inclus dans chaque envoi ou en communiquant avec nous.

5. Témoins de connexion

Notre site Web peut utiliser des témoins de connexion (« cookies »), pixels, balises et technologies similaires.

Ces technologies peuvent être utilisées pour :

• Assurer le fonctionnement, la sécurité et l’accessibilité du site;
• Mémoriser vos préférences, comme la langue ou vos choix de confidentialité;
• Produire des statistiques sur l’utilisation et l’achalandage du site;
• Mesurer la performance de nos communications et campagnes;

Lorsque nos technologies permettent d’identifier, de localiser ou de profiler une personne, nous l’en informons et mettons à sa disposition un mécanisme permettant d’activer ou de désactiver ces fonctions. Les fonctions concernées doivent être désactivées par défaut jusqu’au choix de la personne.

Vous pouvez gérer vos préférences au moyen de notre bandeau de consentement ou du lien « Gérer mes témoins » accessible dans le pied de page de notre site. Vous pouvez également modifier les paramètres de votre navigateur afin de supprimer ou bloquer certains cookies. Le refus de certains témoins peut limiter certaines fonctions du site.

6. Communication des renseignements

L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions. Selon la situation, cela peut inclure les membres de notre équipe responsables de la direction, du service à la clientèle, des ventes, de l’administration, de la comptabilité, des opérations et des technologies de l’information.

Nous pouvons confier certaines activités à des fournisseurs de services qui traitent des renseignements pour notre compte, notamment :

• Notre fournisseur d’hébergement Web;
• Notre fournisseur de messagerie et de stockage infonuagique;
• Notre outil de gestion de la relation client ou de formulaires en ligne;
• Notre fournisseur de comptabilité, de facturation ou de paiement;
• Notre fournisseur d’infolettre;
• Nos fournisseurs d’analytique Web, de publicité ou de gestion des témoins;

Ces fournisseurs peuvent accéder uniquement aux renseignements nécessaires à la fourniture de leurs services. Nous exigeons qu’ils protègent les renseignements de manière appropriée et qu’ils les utilisent uniquement aux fins convenues, sous réserve des lois applicables.

Certains fournisseurs peuvent conserver, traiter ou rendre accessibles des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada ou aux États-Unis. Avant de communiquer des renseignements hors Québec lorsque requis, nous prenons les mesures nécessaires afin d’évaluer les risques et de nous assurer que les renseignements bénéficieront d’une protection adéquate.

7. Sécurité

Nous mettons en place des mesures de sécurité administratives, organisationnelles, physiques et technologiques raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements personnels détenus. Ces mesures peuvent inclure :

• La limitation des accès selon les fonctions;
• Des mots de passe robustes et, lorsque possible, l’authentification multifacteur;
• La protection de nos appareils, systèmes, comptes et réseaux;
• Des sauvegardes et mécanismes de continuité des activités;
• La formation ou la sensibilisation des personnes autorisées à accéder aux renseignements;
• Des engagements de confidentialité et des contrôles applicables à nos fournisseurs;
• La destruction sécurisée ou l’anonymisation des renseignements lorsqu’ils ne sont plus né

Aucune mesure de sécurité ne peut toutefois garantir une sécurité absolue. En cas d’incident de confidentialité, nous appliquerons notre processus de gestion des incidents et, lorsque requis, prendrons les mesures prévues par la loi.

8. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins décrites dans la présente politique, assurer le suivi de nos relations d’affaires, respecter nos obligations légales, fiscales, comptables ou contractuelles, ou régler un différend.

À la fin de la période pertinente, nous détruisons les renseignements de façon sécuritaire ou les anonymisons lorsque cela est permis et approprié.

9. Vos droits

Sous réserve des conditions, exceptions et délais prévus par la loi, vous pouvez demander :

• L’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• La rectification d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• Des renseignements sur la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements;
• Le retrait de votre consentement, lorsque celui-ci est requis et applicable;
• Le traitement d’une plainte concernant la protection de vos renseignements personnels.

La CAI rappelle que les personnes peuvent notamment demander l’accès à leurs renseignements personnels et leur rectification.

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous pourrons devoir vérifier votre identité avant de répondre à une demande.

10. Responsable de la protection

La personne ci-dessous est responsable de la protection des renseignements personnels au sein de Documeric, service de numérisation et de gestion documentaire :

Serge Dufour

Responsable de la protection des renseignements personnels

Courriel : info@documeric.com

Téléphone : 514-836-1920

11. Plaintes

Toute personne qui croit que ses renseignements personnels n’ont pas été traités conformément à la présente politique ou aux lois applicables peut déposer une plainte en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées ci-dessus.

Nous accuserons réception de la plainte, l’examinerons de manière confidentielle et communiquerons avec la personne concernée selon notre processus interne et dans les délais appropriés.

Une personne peut également communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec si elle demeure insatisfaite du traitement de sa plainte.

12. Modifications

Nous pouvons modifier la présente politique afin de refléter l’évolution de nos pratiques, de nos services, de nos technologies ou des exigences légales. La version à jour sera publiée sur cette page et indiquera sa date de dernière mise à jour.

Lorsque des modifications importantes sont apportées, nous prendrons des moyens raisonnables pour en informer les personnes concernées. La Loi exige également que les personnes soient avisées de toute modification à une politique de confidentialité publiée en raison d’une collecte par moyen technologique.