Pourquoi numériser
UNE ÉTAPE ESSENTIELLE
La numérisation n’est que la première étape d’une gestion plus efficace de vos documents, de l’information qui circule dans votre organisation.
C’est une fonction qui s’intègre dans de nombreux processus qui permettent d’utiliser pleinement l’information dans votre organisation. Gérer vos documents, c’est gérer le cœur de vos activités. Votre documentation, c’est l’information qui vous permet de réaliser toutes vos activités.
En quoi la numérisation de vos documents vous entraîne au cœur d’une plus grande productivité dans l’ensemble de vos activités.
Il s’agit d’un des premiers jalons de votre transformation numérique.
Vous pouvez fonctionner encore longtemps avec vos méthodes actuelles, mais il arrivera toujours un moment où les coûts engagés, les délais encourus, la perte d’information, les problèmes de sécurité, la conformité aux lois et bien d’autres éléments finiront pas rendre la numérisation de vos documents inévitable pour la croissance de votre organisation.
Une fois vos documents traités et numérisés, vous aurez enfin franchi la première étape. Vous pourrez dès lors envisager d’améliorer vos pratiques en :
- facilitant le classement et la gestion électronique de vos documents;
- rendant ceux-ci plus facilement accessibles;
- les indexant et rendant la recherche de contenu plus aisée;
- appliquant des mesures assurant la sécurité et la confidentialité de vos documents.
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, et vous renseigner sur les nombreuses alternatives qui s’offrent à vous dans le cadre de la transformation numérique que vous voulez entreprendre. Pour mieux comprendre la nature des projets que nous pouvons entreprendre ensemble, nous vous invitons à nous faire part de vos questions et soumettre vos besoins en matière de gestion documentaire et de numérisation.
DONNEZ DE LA VALEUR
À VOS DOCUMENTS
Une valeur ajoutée
pour le traitement
de vos documents
Voici une série de processus que nous pouvons évaluer avec vous et qui vous aideront à ne traiter que ce dont vous avez réellement besoin. Ces processus permettent d’ajouter de la valeur à votre information tout en diminuant la quantité de documents à traiter. Ce qui diminuera l’ensemble de vos coûts tout en vous donnant une information de plus grande qualité et plus facile à utiliser.
Bien que les valeurs présentées dans cet exercice soient approximatives, vous pouvez être assuré que les étapes proposées auront un effet bien réel sur l’ensemble de votre documentation, sur vos coûts et sur la valeur ajoutée que vous allez créer pour tous vos documents ainsi que pour l’ensemble des tâches administratives que vous réalisez.
ÉTAPE 0
Valeur actuelle de votre documentation
Cette étape représente le début de vos travaux. C’est votre situation actuelle avec tous les documents que vous prévoyez traiter.
- Amélioration de la qualité de votre documentation 0%
- L’ensemble de votre documentation à traiter 100%
ÉTAPE 1
Votre plan de classification
Avec un plan de classification ajusté à vos activités, vous venez de faire votre premier grand ménage. Vos documents actifs se retrouvent au bon endroit. Certains de vos documents périmés ou inutiles ont été identifiés et éliminés. Votre temps de recherche s’améliore grandement.
- Qualité de votre documentation 40%
- L’ensemble de votre documentation à traiter 90%
ÉTAPE 2
Votre calendrier de conservation
Avec votre calendrier de conservation, bien arrimé à votre plan de classification, les choses se précisent. Vous déterminez enfin la valeur de vos documents. Actifs, ils requièrent toute votre attention. Semi-actifs, ils doivent être protégés le temps nécessaire. Inactifs, vous pouvez enfin décider de leur destination.
- Qualité de votre documentation 60%
- L’ensemble de votre documentation à traiter 50%
ÉTAPE 3
La numérisation de vos documents
La numérisation de vos documents vous apporte encore plus de souplesse dans la conservation, la protection et l’utilisation de votre documentation. Associé à une indexation sur mesure et à la reconnaissance optique de caractères, ce projet représente la première étape de votre transformation numérique. À partir d’ici, vous allez accélérer de nombreux processus et ouvrir votre organisation à de nombreuses opportunités de développement numérique
- Qualité de votre documentation 90%
- L’ensemble de votre documentation à traiter 40%
ÉTAPE 4
La gestion électronique de vos documents
La gestion électronique de vos documents représente un atout important pour faire face à la croissance rapide de votre organisation. L’utilisation d’un logiciel adapté à vos besoins vous donnera souplesse et sécurité dans la réalisation de vos tâches quotidiennes. Autrement, si vos besoins sont stables, une plateforme d’échange de contenu vous donnera tous les avantages que vous pourriez rechercher.
- Qualité de votre documentation 100%
- L’ensemble de votre documentation à traiter 40%
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