La gestion de vos documents
Une richesse à explorer
L’information produite, consultée, archivée, utilisée, échangée est devenue au cours des dernières décennies le bien le plus précieux de votre organisation.
Elle est abondante, diversifiée, de qualité, parfois négligée ou encore accumulée inutilement. Elle est souvent très pointue ou encore trop générale, inutile un jour ou indispensable le lendemain. Elle s’accumule à un rythme effréné et pose souvent un défi lorsqu’il est temps de l’utiliser dans la réalisation de vos projets.
Votre information est votre plus grande richesse et la maîtriser vous permettra d’assurer stabilité et croissance dans votre organisation.
Une saine gestion documentaire représente donc l’approche la mieux adaptée pour assurer cette mission.
Naissance, vie et mort d’un document
Gérer vos documents, c’est découvrir comment l’information circule dans votre organisation. C’est en identifier l’utilité, l’importance, la qualité et bien maîtriser son actualité, sa durée de vie et le moment où elle doit être remplacée.
La gestion documentaire se compose de tous les outils qu’il vous faut pour organiser vos activités. Schéma de classification, calendrier de conservation, gestion des documents essentiels, historiques, politiques de gestion documentaire, manuels de procédures, politique de confidentialité, voici tous les outils qui vous permettront d’atteindre cet objectif ambitieux, la maîtrise de votre documentation.
Des avantages innombrables
La gestion documentaire, tout comme la numérisation, vous offre des occasions uniques d’améliorer les performances de votre organisation. Que vous soyez une organisation composée de quelques membres ou une entreprise qui gérez de nombreux documents, vous pourrez facilement identifier tous les avantages que vous pourrez tirer de cet exercice.
DES OUTILS INDISPENSABLES
La gestion documentaire, un allié incontournable pour votre organisation
La gestion documentaire et l’offre de numérisation sont la réponse la mieux adaptée à la rapidité avec laquelle nous consommons et produisons de l’information, des documents. Cette croissance que connaissent de nos jours la plupart des organisations est naturelle et vous demande souvent une réponse bien adaptée. La qualité de l’information que vous produisez, utilisez se doit donc d’être à la hauteur de vos besoins.
Les outils liés à la gestion documentaire sont nombreux et demandent tous un certain degré de maitrise. Leur mise en place représente donc pour votre organisation une aventure unique qui comporte ses risques, qui demande temps et ressources, qui doit être abordée de façon à s’adapter avec votre réalité et tenir compte de votre croissance, du degré d’implication de vos membres, et de l’importance réellement accordée à ce projet par votre direction.
Votre plan de classification, une boussole pour les temps difficiles
Un de vos membres change de poste, vous quitte, est remplacé ou est tout simplement en congé ou en période de maladie? Des outils de classification bien rodés vous permettent d’assurer une transition sans difficulté. Le savoir-faire accumulé ne se perdra plus aussi facilement à chaque mouvement de personnel.
Un plan de classification bien implanté facilite la recherche et le classement de vos documents. En ordonnant vos documents, vous concentrez votre richesse et optez pour des modèles de travail résilients. Accompagnés de procédures bien préparées, votre organisation en tirera souplesse et sécurité.
Votre calendrier de conservation, vie et mort de vos documents
Le calendrier de conservation, c’est un peu le code génétique de votre organisation. Arrimé à votre plan de classification, il permet d’établir l’importance de vos documents et leur durée de vie utile.
Si vous êtes un grand producteur ou consommateur de documents, il vous permettra de faire facilement le ménage, d’éliminer ce qui peut l’être et de conserver précieusement ce qui est essentiel pour vous. Ce qui va représenter des économies d’espace et de temps souvent considérables. Pour les autres, outre l’entreposage, les avantages sont aussi importants
