Vos objectifs

Une sélection sur mesure 

Comme nous le mentionnions un peu plus haut, le temps passé à bien définir les buts que vous visez dans ce projet est le meilleur investissement que vous pouvez faire. En définissant le plus clairement possible vos besoins, vous pouvez mettre en place un projet de numérisation très ciblé qui vous permettra de diminuer vos coûts. Par exemple, sélectionner les archives ayant besoin d’être vraiment numérisées représente, au départ, une économie substantielle pour votre projet tout en permettant d’améliorer la qualité générale des documents que vous numérisez.
En fonction de vos objectifs, vous serez enfin prêt à faire le tri des documents que vous voulez numériser, la qualité de numérisation que vous voulez adopter, le mode d’indexation que vous voudrez appliquer. Vous pourrez établir les priorités avec lesquelles vous traiterez vos documents et le temps que vous voulez consacrer à ces étapes.
Vous pouvez ainsi prioriser la numérisation vos documents administratifs actifs, numériser légalement vos documents essentiels en premier lieu, prévoir la numérisation de documents semi-actifs dont la durée n’est pas encore déterminée, passer en priorité les documents de travail de certains secteurs de votre organisation, etc.

Ce dont vous aurez besoin

Il importe plus que tout de bien faire correspondre les besoins que vous manifestez avec les ressources dont vous disposez. En maitrisant bien ces aspects, vous serez en mesure de mettre en place les ressources qui risquent de vous manquer ou simplement adapter votre projet afin qu’il soit réalisable par votre organisation.
Pour ce faire, un examen de vos ressources actuelles ou à prévoir vous donnera une bonne idée à ce sujet. Numériseurs, ordinateurs personnels, serveurs, locaux dédiés, logiciels, personnel formé, niveau de formation, ameublement, maintenance et entretien, budgets de départ et annuels attribués, vous voici enfin en mesure de donner l’heure juste pour votre planification.
La numérisation de vos documents
Préparation matérielle, projet-pilote, opération de numérisation, contrôle de qualité, application des règles de conservation, vous voici au cœur du projet. Que les travaux soient réalisés avec nous ou que vous en déléguiez entièrement la réalisation auprès de nos services, nous continuerons notre travail de collaboration.

Le projet-pilote

Il importe que vous puissiez réagir rapidement. La phase-test du projet-pilote est, à ce titre, la meilleure occasion d’affiner nos points de vue et faire part de toutes les observations qui surgissent lors de cette étape.
Des problèmes avec l’équipement, des difficultés avec les logiciels utilisés, la résolution utilisée, le niveau de contrôle de la qualité doit être ajustée ou la reconnaissance optique n’est pas suffisante, nous voici au cœur du projet-pilote et de sa raison d’être.

La réalisation du projet

Nous voici au bout d’une étape. La réalisation de ce projet vous ouvrira les portes d’une gestion améliorée, de processus plus performants, du partage numérique de tous vos documents. Vous avez des questions, des interrogations? Vous voulez en savoir plus sur la réalisation d’un projet de numérisation, de votre projet? Il nous fera plaisir d’évaluer avec vous les nombreux scénarios qui se présentent dans le cadre d’une gestion documentaire associée à la numérisation de votre documentation. Quelle que soit la taille ou l’importance de votre organisation, nous pensons qu’il existe, pour vous, un projet qui saura vous apporter croissance et efficacité.