DES FORMATIONS SUR MESURE
DES FORMATIONS POUR CONSOLIDER VOTRE ÉQUIPE
Une étape essentielle pour votre développement, votre sécurité, votre efficacité, votre tranquillité d’esprit
Une formation
au cœur de vos activités
Pour soutenir de nouvelles compétences dans votre organisation
Mettre en place les outils qui définissent de bonnes pratiques de gestion documentaire et de numérisation dans votre organisation demande préparation et support. Selon les pratiques que vous avez déjà développées au sein de votre équipe et celles que vous prévoyez implanter dans votre projet, votre préparation demeure essentielle.
L’implantation, par exemple, d’un calendrier de conservation ou encore de procédures de numérisation vous demandera de préparer les personnes impliquées et d’assurer une bonne compréhension de votre projet :
- Évaluer les éléments pertinents que vous avez déterminés
- Construire ou mettre à jour vos outil de travail en fonction de ces critères
- En mesurer l’efficience et le caractère légal
- Établir la liste des outils et procédures que vous voulez ajouter
- Les implanter et veiller à en tester l’usage
- Vous assurer de l’uniformité de vos pratiques, etc.
Toute cette préparation ne saurait se faire sans impliquer toutes les personnes qui seront touchées par ce projet. Vous devez voir à ce que les gens impliqués comprennent bien l’importance de mettre en œuvre des pratiques uniformes, de suivre les procédures appliquées aux différentes tâches liées à votre gestion documentaire, de s’assurer de protéger la confidentialité de vos documents. Pour toutes ces raisons, la formation des personnes impliquées dans ces processus demeure le meilleur moyen de garantir le succès de votre projet.
Des formations sur mesure
Les modules de formation que nous vous proposons ont été conçus afin de s’adapter aux différents milieux de travail rencontrés et aux pratiques actuelles de votre organisation. Nos formations visent à la fois la formation de groupe, la formation individuelle et le tutorat. De cette façon, nous vous offrons toute la souplesse nécessaire pour la réalisation de vos projets.
Nous vous invitons à parcourir les différentes formations que nous offrons et à vous renseigner sur les nombreuses possibilités que nous pouvons vous aménager avec vous dans la réalisation de vos projets de formation en gestion documentaire et numérisation.
Liste des cours offerts
GESTION DOCUMENTAIRE
Une introduction à la gestion documentaire
Voici une formation qui vous fournira une vue d’ensemble de la gestion documentaire et de ses nombreuses facettes. Cette formation s’adresse surtout aux personnes qui n’ont pas encore eu la chance de se faire une idée précise sur cette discipline. Après cette formation, bous serez en mesure de mieux comprendre les différentes interactions qui existent entre les outils que vous avez déjà mis en place et ceux que vous pourriez envisager de mettre en place.
Le plan de classification
Cette formation vous permettra d’évaluer la meilleure méthode pour mettre en place votre plan de classification. Vous pourrez sélectionner la méthode la plus adaptée à votre organisation. En vous basant sur des schémas déjà existants ou en concevant votre propre schéma de classification, vous serez en mesure de trouver l’outil qui représentera le mieux votre organisation. Vous serez aussi initié aux différents processus qui vous permettront d’appliquer, de mettre à jour et diffuser votre plan auprès de vos utilisateurs.
Le calendrier de conservation
Voici une formation qui vous initiera aux principaux outils reliés au bon fonctionnement d’un calendrier de conservation. Avec cette formation, vous serez en mesure d’évaluer la valeur de vos documents et d’en connaître l’utilité. De sa création à sa disposition, chaque document, information, contenu a ses propres limites et demande un traitement particulier tout au long de sa vie utile. Le calendrier de conservation est la réponse que vous pourrez mettre en place.
Une introduction aux plateformes collaboratives
Il existe de nombreuses façons de partager vos documents. Des plus simples, par l’envoi d’une pièce jointe à de plus complexes comme les plateformes de gestion ou de partage de fichiers, nous vous invitons avec cette formation à vous initier aux plateformes de partage les plus connues : Google Drive, Dropbox, OneDrive. Trouvez les plateformes les mieux adaptées à vos pratiques et apprenez à en mesurer les nombreux avantages et inconvénients.
La sécurité et la confidentialité de vos documents
Avec la multiplication des accès aux fichiers et l’augmentation sans cesse croissante de la production de documents dans toutes les organisations, les enjeux de sécurité et de confidentialité deviennent de plus en plus importants. Ce cours vise à vous sensibiliser aux différentes avenues qui s’offrent à vous pour assurer la protection des informations que vous détenez. Apprenez comment assurer l’identification des documents sensibles à l’aide d’outils de gestion documentaire et mettre en place des mesures afin de protéger ceux-ci.
Les outils de la gestion documentaire : un survol
Ce cours est une suite de la formation Introduction à la gestion documentaire. Il vise principalement à faire le tour de tous les outils que vous pouvez utiliser pour mieux organiser vos pratiques. Procéduriers, éléments de politique de gestion documentaire, meilleures pratiques, méthodologie, listes de vérification, index et métadonnées, voici quelques-uns des éléments que nous passerons en revue pour renforcer vos pratiques actuelles ou en créer de nouvelles.
Déclassement : destruction et entreposage de vos documents
Cette formation est la suite de la formation Calendrier de conservation. Elle vous donnera un aperçu des méthodes à mettre en place dans le cadre de vos activités de gestion de votre calendrier. Vous pourrez vous initier aux différentes méthodes permettant de disposer de vos documents. De la destruction de documents à l’aide d’une procédure de validation à l’utilisation de méthodes de destruction respectant la confidentialité, en passant par des règles d’entreposage qui assurent le respect des normes, cette formation vous donnera un bon aperçu des pratiques que vous pourrez adopter.
Gestion des courriels : un actif à protéger
La masse d’information qui circule actuellement dans votre organisation n’est probablement pas toute traitée par vos outils de gestion documentaire. De nombreux circuits d’information semblent encore y échapper : contenu de site Web, contenu de bases de données, systèmes de messagerie, etc. Dans ce cours, nous vous invitons à porter une réflexion sur les outils et les pratiques qui vous permettraient de protéger et conserver l’un des plus importants, les courriels de votre organisation. Nous compléterons cette réflexion par la présentation de règles permettant de conserver cet actif essentiel de votre organisation, témoin de vos activités quotidiennes.
Politique de gestion documentaire : un atout pour votre organisation
Dans ce cours, nous vous présenterons les différentes méthodes vous permettant d’implanter une politique de gestion documentaire à votre mesure. Nous verrons avec vous les nombreux avantages que ce type de projet aura sur votre organisation. À sa mesure, chaque organisation peut profiter d’une telle politique. Une initiative qui vous permettra de rassembler vos équipes autour des mêmes valeurs et priorités tout en donnant une valeur incontournable à cette initiative à tous les échelons de votre organisation. Définitions, éléments à considérer, allocation des ressources, plan d’action, aspects législatifs, voyez avec nous comment donner une direction à votre projet de gestion documentaire.
NUMÉRISATION
Gestion de votre projet de numérisation
Ce cours vise à vous préparer pour la gestion d’un projet de numérisation en vous initiant aux étapes importantes associées à un tel projet. Il vise à vous initier aux outils de travail et aux méthodes de gestion les mieux adaptés à votre organisation en vous présentant les phases importantes de cette gestion, en mesurant les besoins en ressources humaines et matérielles qui y sont associés et en permettant d’établir un calendrier réaliste pour la réalisation de ce type de projet.
Numérisation légale et contrôle de qualité
Ce cours vise à vous donner tous les outils pour compléter un projet de numérisation déjà existant en vous permettant de donner une valeur légale à l’ensemble ou une partie de vos documents numériques. Il vise à vous fournir les procédures essentielles et les contrôles de qualité indispensables pour donner une valeur légale à vos documents en fonction des pratiques reconnues.
Indexation et utilisation des métadonnées
Si vous enviisagez de numériser vos documents, vous aurez probablement à réfléchir aux différentes méthodes qui vous permettront d’y avoir accès facilement. Le plan de classification reste un outil polyvalent qui vous permettra de repérer rapidement certains documents, mais cet outil a ses propres limites puisqu’il catégorise vos documents de façon plus générale. Si vos besoins évoluent et deviennent importants en terme de recherche de données dans vos documents, vous avez tout intérêt à évaluer la place que l’indexation peut apporter à votre organisation : recherche approfondie, utilisation de thésaurus et de mots-clés, organisation de vos documents à l’aide de métadonnées avec l’ajout de descripteurs donnant une plus grande valeur à votre documentation. Ce cours vous permettra de mieux évaluer vos besoins.
INFORMATIONS UTILES
Approche utilisée
Cours individuel
Vous pouvez profiter de nos formations individuelles que vous pouvez suivre à distance, grâce à notre plateforme de formation ou grâce à une formation sur place, dans votre milieu de travail.
Cours de groupe
Avec les cours de groupe, vous pouvez amorcer la formation de vos membres et employés. En réservant une formation de groupe, votre équipe aura la chance de travailler en collaboration, d’échanger et de se soutenir au cours des apprentissages.
Tutorat
Notre offre de tutorat vous permet une formule très flexible qui vous permet de survoler le contenu du cours à votre rythme avec des séances personnalisées qui vont s’adapter à votre rythme de travail.
Conditions générales
Suivi
Vous pouvez profiter d’une formule qui vous permet d’assurer un suivi après votre formation afin de répondre aux questions pratiques et interrogations qui risquent de survenir pendant la réalisation de votre projet.
Évaluation
En règle générale, les formations présentées ne sont pas accompagnées par des mesures d’évaluation. Il est toutefois possible d’associer, sur demande, des évaluations aux formations que nous offrons.
Durée
Les formations individuelles et de groupe sont limitées dans le temps. Elles se donnent dans un intervalle de 1 jour pour les formations d’appoint à 2 semaines pour celles qui abordent plus de contenus et d’exercices pratiques.