Notre façon de faire est basée sur une utilisation maximale de vos propres ressources, encadrées par des formations ou des services conseils tout au long de votre aventure.

Comme organisation, nous pensons que vous avez déjà votre propre expertise et qu’à partir de celle-ci, la mise en place d’une saine gestion documentaire ou l’amélioration de vos pratiques peut facilement se faire grâce à une collaboration soutenue par des projets de formation et de services-conseils qui vous apporteront toute l’aide nécessaire pour les années à venir. Bien entendu, notre offre de service clé en main est toujours disponible lorsque vous le jugez nécessaire.

Pour ces raisons, nous pouvons vous aider à trouver la formule qui sera la mieux adaptée à vos besoins actuels et à ceux que vous prévoyez rencontrer dans votre plan de croissance.

C’est une question que nous pouvons évaluer ensemble. Dans un premier temps, nous vous proposerons une entrevue afin de déterminer tous les besoins que vous pouvez identifier. Il importe de procéder à une évaluation de vos objectifs accompagnée d’un inventaire des documents à traiter. Par la suite, selon les outils de gestion documentaire que vous avez déjà et ceux que vous prévoyez mettre en place ou améliorer, nous pourrons déterminer une bonne partie de votre projet.

Pour chaque étape que vous aurez choisie, une phase-test sera réalisée et nous permettra de faire une première estimation du temps de réalisation attendu. Un calendrier de projet pourra ensuite être préparé afin de vous donner l’heure juste sur la durée totale du projet. Des impondérables liés aux parties prenantes, partenaires et associés sont toujours à prévoir, sans compter les ajouts en cours de route, les délais liés à la communication, etc.

Bref, plus votre documentation demandera de traitement intellectuel en amont ou en aval, avec vos outils de gestion documentaire, plus votre projet prendra du temps. Plus vous avez de parties prenantes et de personnes associées au projet, plus la durée risque de s’allonger.

La réalisation des phases-tests reste donc le meilleur outil pour avoir l’heure juste sur la durée totale des travaux. Elle permettra de clarifier les communications tout en donnant une bonne idée des tâches à exécuter.

C’est notre mission première. Nous pouvons réaliser ce type de mandat. Mais nous pensons qu’il est important que vous soyez associé à la réalisation du projet, que vous puissiez y participer minimalement, que vous y intégriez les personnes qui seront touchées par tous ces changements. Cette implication est un gage de pérennité pour votre projet. Plus votre implication sera importante, plus vous serez en mesure de faire face aux changements qui surviennent toujours dans une organisation.

Pensez à présenter aux membres de votre organisation des outils de travail pour une gestion plus uniforme de votre traitement surtout si votre projet présente des changements importants par rapport à votre ancienne façon de fonctionner. Pensez à offrir des formations ou des modules d’auto-formation, ou encore des procéduriers pour vous faire face à la mobilité de vos membres ou employés et renforcer les nouvelles pratiques. Ce sont autant d’outils qui vous permettront de protéger vos acquis, rendre votre projet plus pérenne et assurer une collaboration plus profonde dans votre organisation.