Pour faire suite aux différents enjeux qui entourent la valeur des documents une fois numérisés, il importe de considérer l’ensemble des mesures que vous pourriez mettre en place pour en garantir la validité.

Tout d’abord, de nombreux textes juridiques existent qui servent à encadrer les pratiques liées au transfert des documents papier en format électronique. En faire le dénombrement n’est pas le but ici, mais mentionnons quand même la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information qui, au Québec, permet de mieux encadrer la valeur juridique des documents électroniques, qu’ils soient issus d’un format papier ou non.

 Ce qu’il importe de comprendre ici, c’est la valeur de l’information que contient un document et la façon de s’assurer que celle-ci, quelle que soit sa transformation, ne soit pas altérée. Dans ce sens, il suffit de penser à tous les outils qui vous permettraient, en cas de problème, de démontrer que vous avez porté attention à la façon dont vous avez transféré l’information que contenait ces documents.

 Comment prouver l’intégrité de vos documents

 Deux facteurs sont à considérer qui d’ailleurs sont quand on y réfléchit plus qu’évidents : le respect intégral de l’information qui a été transférée vers un autre support et la présence d’un support dont la pérennité est garantie.

 Ainsi, un document, depuis sa création, et à travers toutes ses utilisations futures, doit conserver cette intégrité. Pour en faire la démonstration, il importe de considérer l’utilisation d’outils de travail permettant de documenter chaque étape de sa transformation. Pour y arriver, il existe de plus en plus de moyens permettant de mieux encadrer ces moyens. Par exemple, lors de la numérisation, il existe des procédures qui peuvent être mises en place et qui sont axées sur un contrôle de qualité constant tout au long de ces travaux. Des rapports sont alors émis afin de valider le respect de cette intégrité. Des formats de documents existent aussi afin de renforcer cette protection qui peut se décliner avec l’utilisation de procédés rendant vos documents inaltérables (utilisation d’une empreinte numérique, mesures de sécurité employées pour protéger les documents, rapport de numérisation, notes documentant les personnes impliquées dans le traitement, etc.).

 L’ensemble de ces mesures a tout intérêt, bien sûr, à se faire avec l’appui de votre haute direction et avec la mise en œuvre d’une politique écrite qui encadre toutes les pratiques liées à ces différents travaux. L’uniformité de l’ensemble de ces travaux étant encore la meilleure garantie que vous puissiez avoir pour assurer la protection et la pérennité de vos documents électroniques.

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