Dans toute organisation, le repérage des documents représente une des fonctions essentielles que vous ne devez surtout pas négliger. La recherche de documents, si elle n’est pas planifiée et structurée en amont, finira par représenter des pertes de temps considérables et des risques importants pour votre organisation. Pour la documentation papier, un schéma de classification pertinent et des règles de conservation bien appliquées sont déjà un gage de sécurité pour vous. Pour vos documents numériques, les choses se présentent de la même façon. Arborescences de dossiers et identification de ceux-ci à l’aide de votre plan de classification, centralisation des documents de travail ayant une valeur administrative, utilisation de métadonnées afin d’associer vos documents à vos nombreuses pratiques de gestion documentaire, ET nommage de fichiers uniforme sont les principales pratiques qui vous permettront d’assurer cette gestion.

Rendez vos documents uniques

Le nommage de fichiers numériques est une des tâches importantes que vous pouvez entreprendre pour assurer une gestion efficace de vos documents. Les choix que vous pouvez faire sont nombreux et demandent une planification minimale qui tiendra compte de nombreux facteurs comme le niveau de formation de vos principaux créateurs de documents, la taille et la structure de votre organisation, les logiciels spécialisés que vous utilisez ou prévoyez utiliser, les outils de travail collaboratif existants, les pratiques déjà en place pour l’identification de vos documents, etc.

En tenant compte de tous ces facteurs, il devient vite évident que vous tirerez de nombreux avantages à mettre en place une politique de nommage de fichiers.

Le but d’une politique de nommage est de s’assurer de la meilleure adhésion possible de tous les créateurs de documents, de l’adhésion de la haute direction et d’une gestion documentaire des plus efficientes au chapitre du repérage de vos documents.

Les choix qui vous sont offerts

Au départ, il est important de choisir une méthode de nommage qui soit facile à utiliser et à comprendre pour toutes les personnes qui produiront des documents et qui seront impliquées dans la gestion de ceux-ci. Il importe aussi que vos choix tiennent compte de facteurs tels que la masse de documents que vous avez à traiter, les besoins estimés à court et à moyen termes, les contraintes techniques en amont que vous pourriez rencontrer en lien avec le choix des termes, leur ordre et la longueur maximale que vos titres pourraient avoir. Et parmi les différents éléments qui pourraient faire partie de ceux-ci, vous aurez à sélectionner ceux qui permettront de donner un caractère unique à vos titres. Qu’il s’agisse d’un nommage descriptif qui permettra d’identifier le contenu ou qu’il s’agisse d’un nommage basé sur des codes alphanumériques ou des éléments tels que la date, le type de documents, le nom de secteurs dans votre organisation, soyez en mesure d’éviter les difficultés que vous pourrez rencontrer :

• en choisissant une méthode basée sur un exercice de réflexion auquel vous associerez les principaux utilisateurs (des créateurs de documents aux responsables de vos infrastructures informatiques)
• en procédant à des phases tests qui permettront d’évaluer la faisabilité de votre méthode et
• en créant par la suite des outils de formation qui seront diffusés et promus auprès de toutes les parties prenantes.

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