sQue vous soyez en train d’envisager votre passage du papier au numérique ou que vous soyez déjà engagé dans une démarche, vous aurez à un moment à vous poser de nombreuses questions en lien avec l’ensemble des pratiques et outils qui vous permettront de structurer vos documents, de les protéger et de les rendre accessibles.

La transformation numérique, avec la numérisation de vos documents, n’est plus un simple exercice de conversion d’un document vers un fichier PDF. Loin de là. Elle constitue maintenant une étape stratégique dans la gestion de votre information. Dans ce contexte, valeur réelle de vos documents dépend moins de leur format final que de votre capacité à les retrouver, les comprendre et les exploiter. Au cœur de cette capacité se trouvent les métadonnées, souvent invisibles pour l’utilisateur final, mais absolument déterminantes pour la performance de votre système de gestion électronique de documents.

Ici, choisir les métadonnées que vous pourriez utiliser revient à se poser une question : à quoi vont-ils servir une fois numérisés? Trop souvent, les organisations peuvent définir des métadonnées en utilisant des modèles externes ou d’anciens modèles en reprenant des champs déjà existants sans réelle réflexion sur leur utilité. Mais il faut le rappeler, une métadonnée n’a de valeur que si elle répond à un besoin concret : retrouver rapidement un document, prouver sa conformité réglementaire ou en automatiser le traitement, par exemple. Un bon choix de métadonnées s’appuiera donc sur vos pratiques d’affaires, votre façon de produire vos documents, vos obligations légales ainsi que vos cycles de vie documentaires à travers votre calendrier de conservation.

Ce choix, qui demande un temps d’arrêt et de réflexion, doit s’accompagner impérativement d’un autre exercice qui consiste à équilibrer la quantité de champs descriptifs. Ainsi, une approche trop exhaustive peut vite devenir contre-productive. Des métadonnées trop nombreuses ou trop complexes risquent alors d’alourdir vos processus documentaires, augmenter les risques d’erreur et de bruit à la recherche et, finalement, décourager vos utilisateurs. Privilégier un nombre restreint de métadonnées bien définies, clairement comprises et renseignées de façon uniforme constitue donc une pratique exemplaire qui fera de votre investissement une réussite.

En amont, cet exercice de réflexion vous permettra de faciliter l’ensemble de votre traitement. Les décisions prises auront un impact direct sur la qualité des informations produites et permettront de diminuer le temps consacré à votre projet de transformation numérique. Ce qui vous permettra aussi de procéder à des activités préparatoires telles que le tri préalable, l’élimination des doublons, etc. et la production de métadonnées cohérentes. Cette phase, souvent sous-estimée, vous donnera une longueur d’avance sur l’ensemble de votre processus.

En cours de projet, vous aurez à choisir les mécanismes que vous mettrez à contribution afin de générer vos métadonnées. Certains proviennent naturellement des opérations de travail, comme la date de numérisation, l’opérateur qui a réalisé le traitement, etc. D’autres pourront être extraits automatiquement grâce à la reconnaissance optique de caractères ou à des outils de classification intelligente. Ces technologies, bien qu’elles offrent un potentiel de traitement considérable, devront être le fruit d’une importante réflexion afin de les paramétrer et les superviser selon votre propres lignes directrices. Sans cet exercice, l’automatisation, par exemple, pourrait facilement être source de métadonnées incohérentes, voire même trompeuses, qui iront à l’encontre de votre travail. Il importe de comprendre que la validation continuelle de votre travail par des opérateurs humains risque d’être la meilleure garantie d’un travail de qualité. Les économies d’échelle que vous pourrez réaliser à l’aide de ces outils sont vraiment impressionnantes. Vous avez tout intérêt à pondérer vos processus afin d’en assurer la validité juridique et la probité.

En aval, une fois vos documents bien intégrés dans votre de gestion électronique de documents, votre gestion des métadonnées ne s’arrêtera pas. En vous inspirant de vos principes de gouvernance, vos métadonnées évoluent risquent d’évoluer, tout comme les processus et les besoins de votre organisation. Changement de statut, relations avec d’autres documents, durée de conservation modifiée, il sera essentiel de prévoir des mécanismes permettant une mise à jour contrôlée de ces métadonnées.

Parmi les autres enjeux majeurs que vous pourriez avoir à prévoir, vous pouvez retrouver l’harmonisation de vos métadonnées avec d’autres parties de l’organisation. Si chaque service a déjà défini ses propres règles, des silos informationnels seront un autre obstacle qui s’il n’est pas envisagé en amont risque de diminuer la valeur globale de votre système d’information. D’où l’importance de vous assurer qu’un travail d’accompagnement et de sensibilisation des équipes sera mis en place le plus tôt possible.

En termes d’enjeux, vous aurez aussi à considérer le rôle clé que vos métadonnées jouent en matière de conformité et de gestion des risques. Elles vous permettent de démontrer l’authenticité de vos documents d’un point de vue juridique, de vous assister dans le contrôle des accès à l’information sensible et d’appliquer vos règles de conservation de manière rigoureuse et automatique, sans oublier le facteur humain. Les exigences réglementaires qui se dessinent en ce moment se renforcent et la protection des données est devenue une priorité, une condition essentielle.

En définitive, chaque moment de réflexion accordée au tout début de votre projet de transformation numérique vous permettra de décupler votre investissement en limitant au maximum les effets négatifs les plus classiques que tout projet génère. D’où l’importance de donner une grande priorité à vos recherches initiales, de vous renseigner auprès d’autres organisations ayant déjà réalisé ces travaux, de documenter au mieux les principales étapes que vous voulez réaliser, de donner une place de choix à vos utilisateurs, de vous assurer de la validation de votre projet par votre haute direction, etc. Et de vous donner toutes les chances de faire de votre projet de transformation numérique une expérience qui enrichira votre organisation.

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